He probado casi cada software de CRM que hay bajo el sol. Haber pasado tanto tiempo entre aplicaciones me posibilita hacer esta lista con los mejores 15 CRM gratis para emprendedores, autónomos o pequeñas empresas. Todos actualizados a 2020, con las mejores opciones seleccionadas y probadas.
En realidad, en estos últimos tiempos, han aparecido algunas opciones adicionales de origen español bastante interesantes, como veremos.
Por qué esta gran lista de CRM’s gratis
Para que nadie emplee tanto tiempo como yo probando diversas opciones de CRM y lo dedique a lo que importa: la vinculación con los clientes, que es donde está la venta.
Debido a que he sido culpable de probar todo lo nuevo y perder mucho tiempo en eso, y no quiero que le pase a nadie más. Y es que no debemos olvidar que el verdadero CRM es una estrategia, no un software, ni una herramienta.
A pesar de todo, son tiempos complejos. Tenemos que manejar muchos clientes al mismo tiempo, por diferentes canales y en distintas etapas de la venta. Un software de CRM es imprescindible para poner en práctica la estrategia y, especialmente, para nutrir adecuadamente la vinculación con cada cliente.
Sé lo que cuesta hallar una aplicación de CRM que sirva de verdad, fundamentalmente entre una oferta tan saturada. Además sé que, especialmente si estás comenzando, no hay palabra más atractiva que «gratis».
Cómo son los CRM gratis de esta lista
Esta no es una lista cualquiera de software de CRM gratis, hecha de cualquier manera tras una búsqueda de 2 minutos en Google.
Todo el software de CRM que hay en esta lista alcanza estos criterios:
- No tiene costo, o dispone de una opción gratis lo suficientemente generosa como para poder trabajar en el día a día. Nada de demostraciones limitadas o restricciones irreales de 5 contactos. Hay restricciones en algunos, claro está, funciones a las que no puedes ingresar o un límite de contactos, pero cuando nombro un CRM que es así, esos límites son generosos y posibilitan trabajar bien.
- He probado y usado el CRM personalmente en mi día a día. Haciéndome una idea de cómo funciona cada software de CRM en una situación real de trabajo. Eso me posibilita además dar indicaciones sobre cada uno que orienten según cada caso personal, así como ventajas y desventajas con conocimiento de causa.
- Generalmente son CRM gratis en español, pero además hay opciones solamente en inglés. Buena parte de esta lista de CRM gratis habla español o funciona en nuestro idioma, pero no he desdeñado algunas opciones excelentes de CRM sin costes que estén solo en inglés. La razón es que el manejo apenas necesita de un nivel muy básico del idioma y es un software valioso.
- Consiste en CRM online en la nube. Dicho de otra forma, que son CRM’s que se manejan desde el navegador, aún cuando alguno tenga además aplicaciones móviles de CRM para iOS y Android. Eso hace que tengamos que tener conexión a Internet, pero además que podamos usarlos sin importar si tenemos Windows, MacOS o Linux instalado en el PC.
Cuál es el mejor CRM gratis de el listado
No hay un CRM sin costes sin costes que sea el mejor en todos los casos y la solución a esa pregunta es depende. Resulta un poco decepcionante, lo sé, pero esa es la realidad para cualquier pregunta importante sobre cualquier tema importante.
Lo que sí sé es que todos los CRM gratuitos de esta lista son de sobrada calidad.
No son todos los que he probado, ni mucho menos, pero sí están solamente los CRM que, en mi opinión, han pasado un corte inicial exigente.
Partiendo de esa base, la decisión de cuál es el mejor CRM se reduce a cuál es más adecuado para la situación particular de su compañía, los usuarios que requiere, su manera de trabajar y cómo encaja en el software.
Uno será mejor para quien no gestione muchos contactos al mismo tiempo, otro para quien sí lo haga, otro para quien no quiera manejarse en inglés, otro para quien esté solo o funcione en un equipo, quiera agrupar tareas, campañas o inclusive facturación en el mismo software…
A pesar de ello, he intentado mojarme, ordenarlos en cierta manera y hacer una lista útil.
La descripción y las indicaciones que doy en cada CRM gratis están destinadas a dar pistas sobre para quién puede resultar un buen candidato. Eso además le ahorrará tiempo al momento de probar.
Aclarado esto, veamos cuáles son los 15 mejores CRM gratis en 2020.
1) Hubspot CRM, la opción por defecto para quien no quiere complicarse
Empiezo con Hubspot, la opción de CRM Gratis y fácil que, en mi opinión, no es la mejor ni la peor pero, probablemente, es la adecuada para los indecisos.
O al menos para los que no quieren emplear mucho tiempo en probar o no lo disponen.
¿Por qué lo pongo como la opción por defecto?
Hubspot es un gigante del marketing y, por tanto, uno de los estándares, de modo que, si usamos otras aplicaciones junto la de CRM (como Gmail, Trello, etc), la incorporación con ellas puede ser más fácil.
Si esta no es directa, podemos integrar Hubspot con otras apps mediante Zapier.
Su plan sin costes es generoso e incluye muchas prestaciones como:
- Contactos ilimitados, en los que puedes ver el historial de acciones, agregar notas, programar tareas…
- Plugin para Google Chrome e incorporación con Gmail, para programar correos y utilizar el CRM desde allí.
- Apps de CRM para dispositivo móvil.
- Administración de posibilidades, curiosos bots conversacionales y mucho más…
Al mismo tiempo de eso, el software de CRM habla español, mejorando mucho desde que empecé a usarlo. Fue hace unos años y me sirvió de manera adecuada.
Si quiere ir a lo seguro, no perder más tiempo y tener, probablemente, más prestaciones que con otros, Hubspot es la elección con la que no va a fallar y la primera a considerar.
2) Zoho CRM online, la segunda opción para una mayoría
Zoho CRM gratis es el primer CRM que utilicé, nada más salir y hace infinidad de años. Supongo que el primero siempre tiene un lugar especial pero es que, en este caso, el lugar lo merece para muchos.
¿Por qué? Su plan sin costes (vamos al link anterior y bajamos hasta ver esa opción) es además muy generoso y se basa en que, hasta 3 usuarios, usas el CRM gratis.
Si por lo que sea, Hubspot no nos convence y el número de usuarios de Zoho CRM gratis nos encaja, debería ser la próxima opción para una gran mayoría. Igual de sobrio en diseño que el anterior, lo que hace, lo hace bien.
A favor:
- Administración de Contactos, Empresas, etc.
- Administración de Tratos (así es como llaman a las posibilidades).
- Apps de CRM dispositivo móvil para iOS y Android.
- Administración de cómo llegaron los prospectos hasta nosotros. Esto es interesante y posibilita ver en el CRM qué funciona y que no en nuestro marketing.
Zoho CRM gratis además habla español, aún cuando a veces use esa terminología tan peculiar (como la de «Tratos»).
3) Streak, CRM Gratis para los emprendedores solitarios que viven en Gmail
Si Gmail es el centro de comunicaciones en su negocio (en mi caso lo es), es probable que quiera considerar Streak, un CRM sin costes online que se integra en su email de Google, para que no tenga que salir de allí y pueda administrar todo desde Gmail.
Estar saltando de una aplicación a otra y copiando información es engorroso y poco productivo.
Personalmente, lo usé para la última gran campaña que me trajo los clientes con los que trabajo ahora. Como la campaña fue usando Correo electrónico en frío (Outbound Cold Correo electrónico Marketing para los que gustan de esos términos), hizo bien su papel.
Si Gmail no es su centro de comunicaciones, mejor use otra alternativa. Pero, si pasa más tiempo en el correo de Google que en otro lado, Streak CRM gratis tiene buenas prestaciones, aún cuando muy básicas en su versión gratuita.
A favor:
- Embudo de venta visual con las fases que usted defina según su procedimiento.
- Seguir acciones con prospectos, viendo quién contactó a quién y cuándo.
- Apps móviles, etc.
Como puntos débiles, está en inglés y al principio es un poco complejo. Pero, si se siguen los tutoriales, en unos minutos ya se entiende la lógica de funcionamiento. Eso sí, recuerde, si el CRM lo gestiona en equipo, mejor otra alternativa.
BONUS
Tras haberlo probado todo, estas son las 20 aplicaciones indispensables que se utilizan en Recursos para Pymes. Para administrar clientes, marketing, proyectos, etc.
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4) Follow Up Personal CRM, una alternativa a Streak para los fanáticos de Gmail que quieren lo sencillo
Si por lo que sea es usted el público ideal para la anterior opción de Streak (debido a que Gmail es fundamental y las labores de vinculación con clientes las lleva a solas) Follow Up Personal CRM puede ser una alternativa. Si no, mejor pasar a la próxima opción.
He estado dudando en incluir Follow Up, debido a que, aún cuando la probé y me hice a la idea, yo mismo acabé utilizando Streak en su momento. En realidad, su público es claro cuando ellos mismos lo denominan «Personal CRM». A pesar de todo, como el perfil de emprendedor solitario es bastante común entre los visitantes de esta web, he pensado que puede ser interesante.
La ventaja fundamental de Follow Up CRM es la misma que en Streak, manejas tu CRM gratis desde Gmail. A pesar de todo, pierdes los embudos visuales. Los recordatorios que ofrece, aún cuando resultan útiles, son muy limitados si solo se utiliza el plan sin costes del CRM.
Si busca lo sencillo, y desearía que Gmail tuviera apenas un par de prestaciones más para controlar de manera sencilla la vinculación con clientes o prospectos, Personal CRM puede ser lo que busca.
En otro caso, si trabaja con más gente o no quiere nada en inglés, siga leyendo.
5) Bitrix, el CRM sin costes online si quiere tener toda la administración de la compañía en el mismo sitio
La mayor fortaleza de Bitrix para unos puede ser la mayor debilidad para otros. Si se busca algo sencillo y sin complicaciones, solo para administrar la vinculación con los clientes, mejor mirar otra alternativa.
Debido a que Bitrix es un CRM y mucho más, toda una Intranet para tu negocio, con nube propia (su capítulo Drive), administración general de tareas, etc.
A favor:
- Su plan sin costes es muy generoso. 5 GB de almacenamiento y nada menos que 12 usuarios, uno de ellos administrador.
- Es más que un CRM, con un montón de aplicaciones e integraciones que aumentan más y más la funcionalidad.
- Está en español.
Personalmente, me pareció interesante, pero un poco apabullante. No necesitaba el resto de prestaciones en su día, debido a que ya las cubro con otras aplicaciones o soluciones especializadas.
Su diseño además me pareció que contribuía a esa sensación de desbordarme un poco, pero esto es completamente personal y me consta que a otros les encanta.
Para quien quiera una herramienta que sea más que un CRM, o tenga un equipo de personas más grande, esta es la opción, puesto que puede integrar todo eso en el plan sin costes de Bitrix CRM.
6) Wiwink, una completa opción de CRM gratis con sabor español y módulos de marketing y ventas adicionales
Desde nuestro país llega Wiwink, una opción interesante de CRM sin costes y software de ventas. La parte de la aplicación de administración de vinculación con clientes y facturación es gratuita e ilimitada, lo que lo convierte en una opción muy interesante. Además puede llevar al día posibilidades, tareas, reuniones y mucho más por esos 0 euros al mes.
¿Cuál es el truco entonces? De hecho, no hay truco. Es una aplicación que utiliza un modelo de negocio freemium, todo un clásico. De este modo, te ofrecen gratis el CRM y la facturación y, si te gusta, esperan que eches un vistazo a otras opciones que sí son de pago, como la firma digital de documentos.
A favor:
- El CRM gratis es muy generoso, dando la oportunidad de incluir contactos, posibilidades, etc en una cantidad ilimitada.
- El interfaz es moderno y agradable de utilizar.
- Disponen otros módulos de software de ventas y control de marketing que son interesantes y además gratuitos.
7) Freshsales, el CRM gratis visual e intuitivo
Freshsales es una aplicación de CRM fácil y gratis con un plan sin coste interesante, un diseño moderno minimalista y un manejo muy intuitivo.
Me gustó en su día debido a que puedes configurar múltiples embudos de venta, que se adapten a las etapas de nuestro procedimiento particular, sea cual sea este. Al mismo tiempo, utiliza un sistema Kanban para mover las posibilidades por esas distintas etapas, de manera que lo vuelve todo muy visual. No es el único CRM que lo hace así, pero este lo implementa muy bien.
Cuentas, contactos, negocios… puedes administrar la vinculación con todos ellos de una manera sencilla y eficaz.
Añadido a eso, tiene un complemento para instalar en Google Chrome, que lo integra con Gmail, algo importante para mí.
El plan sin costes no tiene muchas más prestaciones, aparte de unos informes básicos útiles. Si quiere más, como campañas o sincronización de calendarios y correos, es necesario una cuenta de pago. Pero para lo fundamental, está muy bien. Muchos CRM, gratis y de pago, se pierden con mil cosas que, al final, no usas y, en ocasiones, inclusive estorban.
A favor:
- Lo básico lo hace bien y su manejo es sencillo.
- Tiene un complemento de Chrome que lo integra con Gmail.
- Los formularios de datos y los embudos son personalizables, adaptándose a lo que necesitemos recoger y a nuestros procesos.
- Habla español.
8) Macroges, CRM y facturación gratis
Macroges CRM es otra alternativa de CRM gratis para los que buscan integrar al mismo tiempo la facturación, no tener que estar manejando diversos aplicaciones y tener la información importante de los clientes reunida en un único lugar.
Como consiste en otra propuesta española, esa parte de facturación está adecuada a la ley de nuestro país y hace sencilla su utilización. El modelo de negocio de Macroges es, de nuevo, freemium.
El módulo de CRM es gratis y puedes manejar clientes, notas, posibilidades… Además dispone de una interesante visualización al estilo calendario. La parte de facturación integrada es gratis hasta 50 facturas anuales. Por lo tanto, si genera un poco menos de una factura por semana puede ser muy interesante.
El interfaz es algo espartano, pero funciona rápido y hace lo que dice. Últimamente agradezco esa funcionalidad por encima de tanta capa de estilo que, a veces, se interpone un poco entre ti y lo que deseas hacer.
A favor:
- El CRM sin costes es funcional y sin limitaciones importantes.
- El módulo de facturación es útil, y gratis además, si no hace muchas facturas durante el año.
- Tiene otras funcionalidades, como tesorería o un disco privado para archivos, aún cuando la versión gratuita está limitada a 100 MB.
9) AgileCRM, otro CRM gratis fácil
AgileCRM es otra aplicación de administración de la vinculación con clientes interesante. De diseño moderno y rápido, su plan sin costes posibilita hasta 10 usuarios, por lo que, si tiene que integrar a un equipo más numeroso, es una alternativa a considerar.
Además es generoso en cuanto a contactos, puesto que gestiona hasta 1.000 totalmente gratis. Para la cuenta sin coste, pinche en el link de Agile CRM y vaya hacia abajo. Ahora presione en la imagen de «Free» para darse de alta gratis. Lo comento debido a que puede ser un poco lioso y no verse más que los planes de pago a primera vista.
Si ha visto Freshsales y le ha gustado, pruebe Agile CRM antes de decidirse, es factible que le encaje mejor por una cuestión de gusto personal.
A favor:
- Plan sin costes generoso.
- Buen diseño y rapidez.
- Plugin para Chrome / Gmail.
- Puedes personalizar procesos y datos.
La automatización del marketing, que es su diferencia principal respecto a la mayoría, precisa planes de pago.
Otro software de CRM gratis que se ha quedado a punto de acceder en el listado de alternativas principales
Voy a comentar muy brevemente algunas opciones más de CRM gratuitos. Verdaderamente, no aportan más que las comentadas, pero además son decentes y, como al final la herramienta «adecuada» depende de la situación personal y la forma de trabajar de cada uno, si alguien que no ha encontrado el mejor CRM entre los anteriores, quizás esté aquí.
10) Capsule CRM, una opción decente, solo en inglés
Capsule es un buen CRM gratis, pero no está en español, y la versión sin coste no aporta nada que no tengan las alternativas que ya he mencionado.
A pesar de todo, su diseño es sencillo y rápido. Su plan sin costes además es suficientemente amplio para pequeñas empresas que no estén trabajando con bastantes contactos al mismo tiempo. Engloba hasta 2 usuarios, 10 MB de almacenamiento y 250 contactos.
Eso sí, la administración de posibilidades y casos es ilimitada.
11) Espo CRM, software open source para instalar en su servidor
Recuerdo hace muchos años el proyecto de Sugar CRM, ahora cerrado en su versión gratuita open source. De hecho, ese fue el primer CRM que utilicé, mucho antes de que la nube fuera una realidad.
EspoCRM es un buen CRM en el mismo sentido, open source y que puedes instalar en los servidores de tu compañía. Por tanto, no funciona como los demás, y si no domina, o no sabe qué es Apache, MySQL, PHP, etc, no se moleste. Si no tiene un perfil técnico, mejor no liarse.
Pero si quiere una solución open source, alojada y propia, a la que pueda toquetear las tripas debido a que sabe de programación y le gustaría algo a medida, EspoCRM es un digno sucesor de Sugar, probablemente el mejor CRM open source ahora mismo. Esa versión open source de Espo se puede descargar aquí.
Si se quiere utilizar preinstalado en una nube (al estilo del resto de alternativas y sin complicarse con lo técnico) los planes son de pago.
12) Insightly CRM, gratis para 2 usuarios y muy visual (aún cuando en inglés)
Insightly CRM es una opción más para tener un CRM gratis siempre y cuando, como máximo, lo manejen hasta 2 usuarios. Por lo tanto si está solo o con un socio, y no le asusta el inglés, consiste en una opción muy visual e intuitiva.
Tiene todo lo que puedes esperar de una manera sencilla, destacando los cuadros de mando que se pueden configurar como quiera, según la información del CRM que necesite conocer de un vistazo.
Al mismo tiempo de eso, proyectos, tareas, contactos, informes… Lo típico.
A favor:
- Es sencillo e intuitivo.
- Puedes configurar a tu gusto la información que recibes.
- Sin costes hasta 2 usuarios, lo que posibilita aprovechar todas sus opciones si eres un emprendedor solitario o en pareja.
13) VTiger, otro CRM sin costes open source
Recuerdo además los días de VTiger CRM, cuando era un fork de Sugar CRM y, en realidad, estuvieron a la greña por esos temas (como se puede apreciar, sí, llevo aquí desde que se plantó la primera página web).
He visto que Vtiger CRM ha avanzado mucho y se ha modernizado. Además que siguen ofreciendo su versión open source para instalar en nuestros servidores.
Se puede descargar aquí y digo precisamente lo mismo que en EspoCRM, esto es para los que conocen configurar servidores, bases de datos y aplicaciones online. Si no, mejor otra alternativa.
14) Qué CRM he usado personalmente hasta hace poco: el módulo CRM de Flowlu
Tal vez se esté preguntando qué software de CRM utilizo personalmente ahora y si no tiene costo. Lo cierto es que no es ninguna de las alternativas que he nombrado.
¿Por qué?
En este momento no tengo que hacer una labor activa de búsqueda de clientes y, cuando la hago, no preciso de un administrar muchos contactos al mismo tiempo, o hacer una labor de nutrir la vinculación cada día.
Por lo tanto, ahora mismo, uso una hoja de cálculo especializada que he configurado según mis necesidades. Antes de ella y hasta hace poco, estaba utilizando Flowlu, que no es un CRM gratis especializado. Flowlu es una solución integral de administración de proyectos, tareas, calendario, etc, que además tiene un módulo de CRM.
¿Por qué usaba esta opción?
De hecho, por el resto de módulos que trae. Su administración de tareas y proyectos me parece muy buena y se adapta a mí, al mismo tiempo de que dispone de una aplicación dispositivo móvil que va bastante bien.
Para mi situación, iba sobrado con el módulo de CRM que trae Flowlu. No quería tener las herramientas demasiado fragmentadas, por lo tanto desconecté Streak y pasé a Flowlu ciertos datos fundamentales de unos pocos buenos clientes.
Dicho de otra forma, que usaba ese CRM, que es gratis, por motivos ajenos al CRM. Además conecté de forma automática esta web a Flowlu para que, posibles nuevos clientes que me encontraran y contactaran, aparecieran de forma directa en el embudo de ventas del CRM que creé.
¿Lo recomiendo?
A día, de hoy, si requiere un software de CRM, la verdad es que no. Y no es una paradoja, ni hipocresía.
¿Motivos? Como aplicación de CRM en sí, creo que otras soluciones nombradas son superiores. Un ejemplo es que en Flowlu CRM todavía no se pueden importar datos de contactos en masa, lo que hace un engorro trasladar a Flowlu tu base de datos de clientes y contactos, si no estás comenzando de cero.
Al mismo tiempo, no está en español, algo que echará a muchos para atrás.
En el caso de volver a hacer campañas más intensas, que no descarto en el futuro, es factible que empleara otro software de CRM.
15) Mención honorífica, utilizar Trello como CRM gratis
He usado mucho Trello para administrar mis proyectos. Todavía lo sigo utilizando, es una herramienta genial para todo emprendedor o freelance.
Además he usado Trello como CRM, construyendo mi embudo de ventas y haciendo pasar a posibilidades y contactos por él.
A favor tiene su facilidad de uso y lo visual que es, al mismo tiempo de que se integra con muchas otras aplicaciones. A modo de ejemplo, con un complemento que, desde Gmail, puede convertir un correo en una tarjeta de Trello.
No tan a favor está el hecho de que no es una herramienta de CRM en sí, con lo que, si tiene muchos contactos que manejar, mejor una de las soluciones anteriores.
Pero si es un freelance, o maneja pocas posibilidades al mismo tiempo, al mismo tiempo de que ya se siente con Trello como en casa, puede probar.
Fran Gallardo tiene un buen post sobre cómo utilizar Trello como CRM para administrar sus propios clientes. En el blog de Trello además explican a fondo cómo usarlo de CRM (el post está en inglés).
Y ya está, 15 opciones de CRM, actualizadas a 2020, probadas en situación real con sus defectos y sus virtudes.
Hoy día, se hace imprescindible una estrategia de CRM y una herramienta para ponerla en práctica. Con esta lista de CRM gratuitos no nos faltarán alternativas y tampoco tendremos la excusa de que no disponemos de presupuesto.
BONUS
Tras haberlo probado todo, estas son las 20 aplicaciones indispensables que se utilizan en Recursos para Pymes. Para administrar clientes, marketing, proyectos, etc.
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