¿No te pasa que se te acaba el día y parece que no has hecho nada?
Sí, has estado muy ocupado seguro que sí, pero de productividad laboral bien poca. Que si contestando emails, apagando fuegos de todos sitios, llamadas urgentes, etc… etc…
Algo que me lleva de cabeza a mí y a otros emprendedores, autónomos y empleados es la productividad laboral. Hasta que no he puesto remedio me volvía loco como tú y me preguntaba cómo ser más productivo. Acababa el día agobiado y frustrado por no obtener los objetivos que había «pensado» para ese día.
¿Qué es la productivad laboral?
La productividad laboral es realizar el trabajo propuesto en el menor tiempo viable, manteniendo el nivel de calidad.
Si estás en una compañía y con iguales recursos, el tiempo estimado de una persona a otra varía, podemos decir que un trabajador es más productivo que otro.
Habitualmente confundimos la productividad laboral con estar todo el día atareados y andar como «pollos sin cabeza».
Cuando llega el final del día y tenemos la sensación que hemos hecho muchas cosas pero al final nada productivo, es que algo anda mal.
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La productividad laboral en los freelancers
Si eres emprendedor y al mismo tiempo trabajas en casa la cosa se complica aún más.
Hay personas que si trabajan en casa y no se organizan pueden pasar el día entero con correos, en las redes sociales y demás. Cuando se dan cuenta se les ha terminado el día.
En el mundo que vivimos con cantidad de influencias externas como el teléfono celular, los correos electrónicos, llamadas etc… Si no nos organizamos bien, picotearemos por todos sitios y verdaderamente no nos ocuparemos de lo que verdaderamente es necesario para hacer crecer nuestro negocio en internet.
¿Cuántos de nosotros no tenemos tiempo para nada?
Pero verás como eso no es cierto del todo, se parece bastante a cuando decimos que no tenemos tiempo de leer o ir al gimnasio, pero no se qué ocurre que para jugar al Candy Crush o a la Play siempre encontramos tiempo.
Lo primero de todo tendremos que diferenciar las cosas importantes y urgentes con las no importantes y no urgentes y donde se nos va el tiempo.
Habitualmente para que las cosas urgentes no nos coman y andemos siempre apagando fuegos y con un alto estrés, si hacemos una buena administración del tiempo las cosas urgentes disminuirán debido a que les hemos dado la relevancia que disponen en su momento.
Tenemos que controlar nosotros el tiempo y no al revés.
¿Pero qué nos sucede?
Pues regularmente cuando no nos ponemos fecha para cerrar objetivos nos dedicamos a procrastinar, debido a que al ser algo que nos puede llevar tiempo realizar o no nos apetece hacer y al mismo tiempo como no es urgente, lo vamos posponiendo indefinidamente hasta que se convierte en algo verdaderamente súper urgente.
Ahí tenemos el problema, las tareas urgentes nos empiezan a comer y nos desbordamos. «Ya no damos pie con bola» y nuestra productividad laboral se va al traste.
Indicadores de productividad laboral en España
Aquí en España no somos los mejores en productividad laboral. Tenemos el índice más bajo de Europa y Estados Unidos. Solamente tenemos a Polonia y Portugal que nos ganan en este terreno.
Es algo chocante, cuando somos los que más tiempo estamos en nuestros trabajos.
Hay que prestar atención que en los últimos 50 años las horas laborales se han disminuido mucho más en otros países europeos que en España y todavía y así ellos son más productivos. Para que visualices como la productividad no tiene nada que ver con el tiempo empleado.
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Creo que aquí en España nos falta un poco de capacitación para ser más productivos, si pretendemos acercarnos a nuestros vecinos europeos y poseer de más tiempo para dedicar a otras actividades importantes en nuestra vida.
Tenemos que hacer un cambio en nuestra mentalidad.
El cambio es tanto para las compañías, que deben hacer cambios internos proclives a obtener una mayor productividad y además para los empleados, que han de ser más responsables en sus puestos de trabajo.
Técnicas para mejorar la productividad laboral
Vamos a usar un esquema parecido al que Stephen Covey tiene en su libro las «7 hábitos de la gente altamente efectiva» que te lo recomiendo sobre todo y algún invitado al podcast Emprendedores Digitales además nos lo ha aconsejado en alguna ocasión.
Lo urgente e importante en la productividad
Urgente/importante:
Estamos en este cuadrante es que esto hay que hacerlo ya y es algo prioritario, a modo de ejemplo: entregar un trabajo a un cliente fuera de plazo, ir al médico debido a que te encuentras muy mal etc… Tenemos que hacerlo debido a que no queda más remedio.
Ahora, si planificamos bien, en esta zona no deberíamos tener casi nada a no ser algo accidental o por haberlo pospuesto. En el caso de entregar un trabajo a un cliente si tenemos una buena planificación no debería de estar en esta zona y tener que correr a última hora.
Si el curso que teníamos que hacer para ganar más clientes lo hubiéramos planificado y hecho con tiempo suficiente no se convertiría en algo urgente cuando verdaderamente ves que estás perdiendo clientes.
Si vas al dentista cuando toca, no deberás de salir corriendo cuando no puedas aguantar más de dolor.
Creo que se ve más claro que en este cuadrante vivimos estresados constantemente.
Urgente/no importante:
Regularmente perdemos mucho tiempo en esta zona, está es la que nos roba más tiempo. ¿Qué es lo que sucede? Que si estamos haciendo un trabajo e interrumpimos por llamadas, pedidos, contestar correos continuamente, lo mismo con las redes sociales etc… la tarea no se acaba nunca de realizar.
Esta zona es la que te quita todo el tiempo para acabar tareas importantes/no urgentes.
No urgente/importante:
Tener trabajos de clientes sin planificar con tiempo para poder realizar, hacer ejercicio físico, ir al médico a empastarnos una muela, formarnos con programas formativos para mejorar profesionalmente, relacionarnos más con nuestros seres queridos y amigos etc…
A esta zona no le hacemos caso debido a que la vemos lejana, y no nos hemos marcado unos plazos en el calendario, vendría a ser…si eso yo ya…. Lo que suele pasar es que se acaba convirtiendo en urgente/importante por no haber planificado bien el trabajo o las responsabilidades que tenemos en nuestra vida.
No urgente/no importante:
Distracciones varias, perder tiempo en las redes sociales personales, cambiar el modelo de coche, cambiar de despacho, etc… A no ser que a modo de ejemplo el coche sea una herramienta de trabajo y no funcione entonces estaría en el otro cuadrante, sería algo importante/no urgente.
En este capítulo lo que tenemos que hacer es de forma directa no hacerlo, a no ser que no tengamos nada más que hacer, cosa difícil.
Si prestas atención en que cuadrante sueles pasar bastante tiempo verás como puedes solucionar los problemas de productividad laboral que tenemos los emprendedores.
El tiempo es lo más valioso que tenemos ¡aprovéchalo!
¿En qué horario eres más productivo?
Cógete una agenda como Evernote o Google Calendar y márcate tu horario. Además tienes herramientas de productividad que ya comentaremos más adelante que te harán la vida más productiva.
Debes de averiguar cuando eres más productivo. Cada persona es un mundo, uno puede ser más productivo por las mañanas y otros son más por las tardes o noches. Una vez que tengas esto claro organízate y reparte las horas laborales que tengas (pueden ser 8, 6, 12 las que sean).
Las tareas productivas ponlas en el horario que estés mejor para trabajar (cosas importantes).
Diferencia por colores las cosas urgentes y las importantes.
Cuando te pongas a trabajar significa: apagar el teléfono celular, no contestar correos etc… Solamente centrarse en producir para tu negocio, sea el negocio que sea. A modo de ejemplo, si eres redactor o redactora y escribes contenidos para terceros, solo céntrate en esas horas a producir esos contenidos para tus clientes, sin distracciones.
Como muy tarde el día anterior debes de saber que vas ha hacer el día siguiente. Es una práctica que funciona muy bien.
Una de las cosas que me pasaba a mí y seguro que a ti además te pasa, es que pretendemos rellenar la agenda el mismo día y eso no funciona. Perderemos tiempo con cosas urgentes, contestando correos, pensando etc. con lo que empezaremos a procrastinar y el tiempo se nos escapará de las manos.
El mismo día no planifiques.
Tenemos que aprender además a decir que no, tanto a clientes como a nuestros amigos que nos piden favores.
A los primeros debido a que a veces pretendemos acapararlo todo aún cuando verdaderamente no sea nuestra faena para no permanecer mal o por temor a perder al cliente. Pero es mucho mejor ser sincero contigo mismo y con el cliente. Si no lo puedes hacer o subcontratar suponiendo que trabajas así además, dile que no.
A tus amigos pasa algo parecido nos van pidiendo favores no remunerados y al final si no cortamos solamente trabajaremos para ellos. Al mismo tiempo piensa que se corre la voz.
Cómo organizar nuestras tareas
Os recomiendo el método de David Allen, Getting Things Done para mejorar la productividad laboral. Tienes el libro en español titulado: «Organízate con eficacia». Después al final del artículo pondré links a los libros.
El método se basa en seguir 4 fases:
- Recabar
- Procesar
- Organizar
- Revisar
Recabar: Coger todo de nuestra mente y depositarlo en una libreta de notas o una aplicación donde dejaremos salir todo lo que tenemos en mente.
Procesar: Cogeremos uno a uno todas las tareas que hemos depositado en el blog de notas y la procesaremos de la siguiente forma:
Caso: Una tarea requiere ser realizada
- ¿Nos va a llevar 2 min. o menos?, hazlo ahora.
- Si no es para ti esta tarea, delégala.
- Si no alcanza ninguna de las dos anteriores se pospone.
Caso: una tarea no es necesaria ahora
- Archívala como referencia para volver a ella más adelante.
- Tírala a la basura si no es necesaria.
- Es interesante pero ahora mismo no puedes ocuparte de ella, aplázala para más adelante.
- Si no sabes a quién delegar informa para que sea revisado de nuevo.
Organizar: Las tareas que necesiten una acción las clasificaremos por carpetas.
- Acciones: Tareas que tenemos que realizar en cuanto podamos.
- Proyectos: Tareas que requieren más de una acción.
- En espera: Cuando estás en espera de algo externo o has delegado en alguien.
- Tal vez: Cosas a realizar pero que ahora no es su momento.
Revisar: Es fundamental revisar las tareas a diario. Borrar las tareas acabadas y volver a reorganizar si han cambiado las prioridades.
Por si lo deseas más claro te dejo el siguiente vídeo de YouTube:
No te pierdas todos mis podcast.
Herramientas de control de tiempo para mejorar la productividad laboral
Tenemos muchísimas herramientas para administrar la productividad laboral, yo he escogido las que creo que te van a servir mejor, pero pruébalas y decide cuál de ellas es la que mejor te funciona.
Con estas herramientas nos damos cuenta de la realidad. Veremos la cantidad de tiempo invertido en cada tipo de tarea. Te darás cuenta del porcentaje que empleas en cada una de ellas y regularmente pensamos que es mucho menor de lo que realmente es, alucinarás.
Harvest
Esta herramienta de control de tiempo es de las más reconocidas, la puedes usar tanto en ordenador como en Mac tiene versiones para dispositivos Android y iOS.
Tienes un cronómetro donde tendrás la opción de ver las horas que estás dedicando a cada proyecto. Si dispones de proyectos de clientes vas a poder adjudicar los gastos de cada proyecto y esto te ayudará cuando tengas que realizar la factura respectivo.
Con Harvest además tienes un capítulo de facturación donde puedes crear tus facturas de una forma manual o asignando las horas que has invertido en el proyecto más los gastos que te ha ocasionado. Muy útil.
Toggl
Toggl además es de las mejores y un atractivo diseño, la puedes usar en todos los dispositivos y sistemas operativos como la anterior. Debes de probarla además, te gustará mucho.
Mite
Mite es una herramienta muy sencilla de utilizar pero con un gran potencial, se enfoca en solo una tarea. Puedes trabajar en equipo con estadísticas de cada miembro y los reportes son súper prácticos y sencillos. Además puedes exportar los datos a CSV o Excel.
Mejorar la productividad laboral con las extensiones de Google Chrome
Las extensiones son cada vez más usadas para casi todo, y como no podía ser de otra manera para la productividad laboral además hay unas cuantas. Las extensiones se instalan en la barra del navegador, yo la tengo bastante llena de extensiones.
No os aconsejo llenarlo de extensiones que no uséis.
Lo mejor es que pruebes unas cuentas y al final dejar instaladas las que vayas a usar verdaderamente.
Aquí os dejo una selección de ellas:
Google Calendar
Esta herramienta de productividad laboral, si no la tienes, ya estás llegando tarde. La duración de Google Calendar es imprescindible cuando te encuentras trabajando. Si dispones de que apuntar una tarea de forma directa le das a la extensión y aparece un desplegable con las tareas que tienes asignadas y te da la opción de añadir desde ahí mismo y de forma directa te lo coloca en el día que le has dicho.
Send for Gmail
Esta extensión Send for Gmail sirve para enviar links de forma directa desde nuestra cuenta de correo de Gmail. Si deseas mandar un enlace interesante a alguien o a ti mismo de algo que estás viendo y que resulta interesante, solo debes de «pinchar» en la barra de navegación donde tienes el icono de Gmail y de forma automática se abrirá el correo para que envíes este link. Súper útil, no debes de andar abriendo el correo, copiar, pegar etc…
PageArchive
Muy interesante, nos posibilita archivar las páginas que vamos visitando y guardarlas para consultar cuando queramos aún cuando no tengamos conexión a internet. Debes de probarla.
Traductor de Google
¿Cuántas veces cuando estamos navegando nos interesa traducir una página o básicamente una palabra que no conocemos? Seguro que muchas, especialmente si pasas tanto tiempo como yo delante del PC, pues esta extensión traductor de Google te viene de mil maravillas.
Guardar en el buscador de Google Drive
Otra extensión que no te puede faltar para tu productividad laboral. Posibilita hacer capturas de pantallas o una selección de ella y guardarla como imagen en tu Google Drive.
La próxima herramienta no es justamente una duración de Chrome pero os la recomiendo enormemente ahorrareis mucho tiempo en escribir lo mismo repetidamente.
TextExpander
Esta herramienta es muy útil para programar lo que escribimos repetidas veces día a día.
Si dispones de correos que siempre vas a contestar igual debido a que son preguntas muy similares. A modo de ejemplo: si estás en soporte contestando emails y contestas a la misma pregunta repetidas veces lo mejor es que utilices esta herramienta y solo poniendo la palabra que tu hayas definido previamente aparezca la respuesta del tirón. La puedes usar en multitud de casos, pruébala y ganarás mucho en productividad.
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Como puedes ver hay cantidad de herramientas, extensiones que nos pueden contribuir en la productividad laboral y tener más tiempo para nuestro ocio y seres queridos, pero hay que comenzar siempre por los cimientos.
Que esas cosas que empiezan siendo importantes no se conviertan en urgentes, debido a que lo que puede pasar es que estemos tan estresados que ya no utilicemos ni las herramientas de productividad anteriores. Las prisas no son buenas, organízate.
¡Feliz productividad laboral!
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¿Cómo consigues mejorar tu productividad laboral en el día a día?
¿Añadirías alguna herramienta más para mejorar la productividad laboral?
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