Approvisionnement électronique est l'abréviation de passation de marchés électronique et décrit l'achat de biens ou de services avec des systèmes électroniques, souvent via des réseaux numériques comme Internet. L'approvisionnement électronique fait généralement partie du commerce électronique et, par conséquent, s'ajoute au commerce électronique. Dans le domaine de l'e-Procurement, les méthodes de communication modernes sont associées aux procédures d'achat classiques et les processus associés sont gérés électroniquement ou numériquement. Le traitement électronique des commandes est appelé e-traitement. L'avantage de l'e-procurement est le gain de temps et, par conséquent, de coûts dans l'administration des processus de commande.
Antécédents
Le commerce électronique, le commerce électronique, a évolué à la suite de la numérisation et diffusion d'Internet. Au cours de la même période, les mécanismes d'acquisition de biens ont changé et se sont déjà adaptés aux nouvelles conditions dans de nombreuses industries. L'un des résultats de ces changements est la passation électronique des marchés.
Jusqu'à présent, pour commander des marchandises, les entreprises devaient suivre de nombreuses étapes individuelles. Toute cette procédure peut maintenant être raccourcie en plusieurs étapes. Avant la numérisation, il fallait d'abord établir les besoins, puis vérifier le budget, comparer les offres, créer les bons de commande et, en conclusion, vérifier et archiver l'entrée de marchandises. À ce stade, ces étapes de provisionnement individuelles peuvent être automatisées et peuvent être démarrées avec un seul bouton. L'e-procurement peut être fait avec un solution logicielle unique sous la forme d'un système ERP.
Essentiellement pour les grandes entreprises, l'e-procurement offre la possibilité de réduire les coûts de personnel et de réduire considérablement le temps entre la commande des marchandises, les livraisons et, selon l'objet de l'entreprise, la revente. Par conséquent, l'e-procurement est particulièrement adapté aux détaillants en ligne, dont les clients comptent souvent sur une disponibilité élevée des produits ainsi que sur la rapidité de livraison. Par conséquent, vous pouvez obtenir un un net avantage sur le marché si vous optimisez vos processus d'approvisionnement en ligne.
Types de systèmes d'approvisionnement en ligne
Plusieurs caractéristiques peuvent être utilisées pour catégoriser les systèmes d'approvisionnement électronique. Normalement, l'e-procurement est effectué dans le domaine B2B. Le type de marchandise achetée via le système est également un facteur. Dans le même temps, les coûts de la procédure de passation de marchés sont pertinents, ainsi que les relations entre les personnes responsables au sein du cycle de passation de marchés électronique.
En principe, trois systèmes différents peuvent être distingués en fonction des caractéristiques énumérées:
- Systèmes du fournisseur (solutions de vente): Le fournisseur met en œuvre le système d'approvisionnement électronique. Il fournit la plate-forme nécessaire et les clients peuvent y obtenir leurs produits. Le fournisseur détermine à la fois la disponibilité de la marchandise et les prix.
- Systèmes d'achat (solutions d'achat): Dans ce cas, l'acheteur fixe les conditions telles que les prix et les quantités pour sa procédure de passation de marché. Si, par exemple, de grandes entreprises industrielles ont besoin de pièces de rechange, un appel d'offres peut être publié via le système électronique d'approvisionnement. Plusieurs fournisseurs ont la possibilité d'obtenir le contrat pour la production de ces pièces via le système.
- Marchés (solutions plusieurs à plusieurs): Ces systèmes sont mélangés aux systèmes d'approvisionnement et de livraison. Les fabricants peuvent proposer leurs produits et les clients peuvent spécifier leurs besoins en même temps. Habituellement, le marché est réglementé par un tiers. Un exemple moderne d'un tel marché est la plate-forme de trading Alibaba, qui mélange également partiellement le B2B avec le B2C.
Conditions
Pour que l'e-procurement atteigne son plein potentiel de performance, les participants doivent utiliser des normes uniformes. Ceux-ci peuvent être liés à l'étiquetage de la marchandise (GTIN ou ISBN) ou aux formats de fichiers utilisés (par exemple XML). Parallèlement à la standardisation des formats utilisés, l'infrastructure ne doit pas non plus être négligée. L'e-Procurement peut être implémenté dans des intranets, des extranets, des serveurs virtuels ou via certains marchés. Dans des cas individuels, doit être coordonné avec les participants et les partenaires.
Bénéfices
Le traitement électronique des achats de biens présente d'immenses avantages pour les entreprises, qui sont brièvement énumérés ci-dessous:
- Moins de temps, de main-d'œuvre et de coût par rapport à l'approvisionnement conventionnel
- Approvisionnement plus rapide des matériaux ou des produits
- Plus de comparaisons de prix ou de fournisseurs disponibles
- Intégration sans tracas de nouvelles sources d'approvisionnement
- Achats flexibles, car les polices sont disponibles en ligne 24 heures sur 24.
- Les prestataires de services peuvent transmettre directement à leurs clients les avantages résultant de l'approvisionnement électronique. Ainsi, l'e-procurement offre un avantage aux consommateurs car ils peuvent bénéficier de prix plus bas.
Exemple
L'e-procurement est recommandé pour moyennes et grandes entreprises. L'industrie manufacturière et le commerce s'appuient sur des solutions d'approvisionnement en ligne lorsque l'approvisionnement de biens doit être effectué à grande échelle ou être spécifiquement flexible. Pour mettre en œuvre tout cela électroniquement, l'utilisation d'un VPN ou d'un intranet nécessite des investissements importants, qui peuvent être amortis en économisant du temps et de l'argent.
Supposons que la société X dépende du fournisseur Y, qui fabrique et fournit les matières premières pour un produit. De nombreux fournisseurs souhaitent un stockage de données standardisé afin de pouvoir réagir rapidement et facilement à leurs clients professionnels. Si une interface automatisée est utilisée, la communication sur les stocks de marchandises, les listes de livraison, les quantités et les montants à payer se fait entièrement via un extranet ou intranet, une connexion sécurisée entre le fournisseur et l'entreprise, qui est également connectée au système ERP.
Le résultat est un administration hautement efficace et automatisée des livraisons et des données disponibles. Dans ce cas, l'entreprise X devra intégrer un système de passation de marchés électronique, faute de quoi le fournisseur Y cesserait de fournir ses services. Dans le même temps, plusieurs domaines de l'entreprise X bénéficieront de ce système, tels que la logistique, la réception des marchandises et la comptabilité financière, ainsi que le client. Les avantages internes sont transmis directement au client grâce à la disponibilité rapide et à la mise à jour des données sur les produits (délais de livraison, etc.).
Avantages pour le marketing en ligne
L'optimisation des processus joue toujours un rôle important dans le marketing en ligne. Avec l'e-procurement, les boutiques en ligne ont la possibilité de tirer le meilleur parti de l'acquisition de leurs produits. Plus vite les marchandises peuvent être achetées, plus vite elles seront à nouveau disponibles à la vente. Plus l'approvisionnement en biens est rentable, plus les alternatives de prix sont nombreuses. À leur tour, des prix bas peuvent être annoncés de manière sélective, augmentant ainsi la notoriété et la portée de la marque. Avec un système ERP et un CMS de magasin, les marchands en ligne peuvent automatiser de nombreux processus différents en même temps, économisant ainsi des coûts supplémentaires ou utilisant des ressources pour la promotion commerciale ou personnelle.
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