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E-Procurement

E-Procurement es la abreviatura de adquisiciones electrónicas y describe la compra de bienes o servicios con sistemas electrónicos, frecuentemente por medio de de redes digitales como Internet. El E-Procurement suele ser parte del e-commerce y, por ende, además del e-business. En el ámbito del E-Procurement, los métodos modernos de comunicación se combinan con los procedimientos clásicos de comprea y los procesos asociados se gestionan electrónicamente o digitalmente. El procesamiento electrónico de los pedidos se llama e-fulfillment. La ventaja del e-procurement es el ahorro de tiempo y, por tanto, de costes en la administración de los procesos de pedido.

Antecedentes

El comercio electrónico, el e-commerce, ha evolucionado como resultado de la digitalización y la difusión de Internet. En el mismo período, los mecanismos de adquisición de bienes han cambiado y ya se han adaptado a las nuevas condiciones en muchas industrias. Uno de los resultados de estos cambios es el e-procurement.

Hasta ahora, para pedir mercancía, las empresas tenían que seguir muchos pasos individuales. Todo este procedimiento se puede acortar ahora en muchos pasos. Antes de la digitalización, primero se debían establecer las necesidades, luego se debía verificar el presupuesto, comparar las ofertas, crear los formularios de pedido y, en conclusión, verificar y archivar la entrada de mercancías. En este momento, estos pasos de aprovisionamiento individuales pueden automatizarse y pueden iniciarse con un solo botón. El e-procurement se puede realizar con una sola solución de software en forma de sistema ERP.

Fundamentalmente para las grandes empresas, el e-procurement ofrece la oportunidad de ahorrar costes de personal y reducir significativamente el tiempo entre el pedido de las mercancías, las entregas y, dependiendo del propósito de la empresa, la reventa. Como resultado, el e-procurement es concretamente adecuado para los minoristas en línea, cuyos clientes suelen confiar en la alta disponibilidad de los productos, así como en la rapidez de entrega. Por ende, puede obtener una clara ventaja de mercado si optimiza sus procesos de e-procurement.

Tipos de sistemas de e-procurement

Existen varias características que pueden utilizarse para categorizar los sistemas de e-procurement. Normalmente, el e-procurement se lleva a cabo en el área B2B. El tipo de mercancías adquiridas por medio de del sistema además es un factor. Al mismo tiempo, los costes del procedimiento de contratación son relevantes, así como las relaciones entre las personas responsables dentro del ciclo de contratación electrónica.

En principio, pueden distinguirse tres sistemas distintos en función de las características enumeradas:

  • Sistemas de proveedores (soluciones de venta): El proveedor implementa el sistema de e-procurement. Proporciona la plataforma necesaria y los clientes pueden obtener sus productos allí. El proveedor determina tanto la disponibilidad de la mercancía como los precios.
  • Sistemas de compras (soluciones de compra): Para este caso, el comprador establece las condiciones tales como precios y cantidades para su procedimiento de aprovisionamiento. Si, por ejemplo, las grandes empresas industriales necesitan piezas de recambio, se puede publicar una licitación por medio de del sistema de contratación electrónica. Varios proveedores disponen la oportunidad de conseguir el contrato para la producción de estas piezas por medio de del sistema.
  • Marketplaces (soluciones de muchos a muchos): Estos sistemas se mezclan con los sistemas de adquisición y entrega. Los fabricantes pueden ofrecer sus productos y los clientes pueden especificar sus necesidades a la vez. Por lo general, el mercado es regulado por un tercero. Un ejemplo moderno de tal mercado es la plataforma comercial Alibaba, que además mezcla parcialmente el B2B con el área B2C.
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Requerimientos

Para que el e-procurement alcance su pleno potencial de rendimiento, los participantes deben usar normas uniformes. Estos pueden estar relacionados con el etiquetado de mercancías (GTIN o ISBN) o los formatos de archivo utilizados (por ejemplo, XML). Al mismo tiempo de la estandarización de los formatos utilizados, tampoco debe descuidarse la infraestructura. E-Procurement puede ser implementado en intranets, extranets, servidores virtuales o por medio de de ciertos mercados. En casos individuales, deben coordinarse con los participantes y socios.

Beneficios

El tratamiento electrónico del aprovisionamiento de mercancías tiene inmensas ventajas para las empresas, que se enumeran brevemente a continuación:

  • Menor tiempo, mano de obra y coste en comparación con el aprovisionamiento convencional
  • Aprovisionamiento más rápido de materiales o productos
  • Más comparaciones de precios o proveedores disponibles
  • Incorporación sin complicaciones de nuevas fuentes de aprovisionamiento
  • Compra flexible, dado que las fuentes están disponibles en línea las 24 horas del día.
  • Los proveedores de servicios pueden transmitir de forma directa a sus clientes las ventajas resultantes de la contratación electrónica. Así pues, el e-procurement ofrece una ventaja a los consumidores, dado que pueden beneficiarse de precios más bajos.

Ejemplo

El e-procurement es recomendable para empresas medianas y grandes. La industria manufacturera y el comercio confían en las soluciones de e-procurement cuando la adquisición de bienes debe llevarse a cabo a gran escala o ser concretamente flexible. Para poner en práctica todo esto de forma electrónica, el uso de un sistema VPN o intranet requiere grandes inversiones, que pueden amortizarse ahorrando tiempo y dinero.

Supongamos que la empresa X depende del proveedor Y, que fabrica y suministra materias primas para un producto. Muchos proveedores desean un almacenamiento de datos estandarizado para poder reaccionar rápida y fácilmente ante sus clientes corporativos. Si se usa una interfaz automatizada, la comunicación sobre los inventarios de mercancías, las listas de entrega, las cantidades y los importes a pagar se realiza íntegramente por medio de de una extranet o intranet, una conexión segura entre el proveedor y la empresa, que además está conectada al sistema ERP.

El resultado es una administración altamente eficiente y automatizada de las entregas y de los datos disponibles. Para este caso, la empresa X tendrá que integrar un sistema de contratación electrónica, dado que, caso contrario, el proveedor Y dejaría de prestar sus servicios. A la vez, varias áreas de la empresa X se beneficiarán de este sistema, como la logística, la entrada de mercancías y la contabilidad financiera, y además el cliente. Las ventajas internas se transmiten de forma directa al cliente gracias a la rápida disponibilidad y a la data actualizada sobre los productos (plazos de entrega, etc.).

Beneficios para el marketing online

La optimización de procesos siempre juega un papel importante en el marketing online. Con el e-procurement, las tiendas online disponen la posibilidad de aprovechar al máximo la adquisición de sus productos. Cuanto más rápido se puedan comprar los bienes, más rápido estarán disponibles de nuevo para la venta. Cuanto más rentable sea el aprovisionamiento de mercancías, mayores serán las alternativas de determinación de precio. A su vez, los precios bajos pueden anunciarse de forma selectiva, aumentando así el conocimiento y el alcance de la marca. Junto con un sistema ERP y un CMS de tienda, los comerciantes en línea pueden automatizar muchos procesos distintos al mismo tiempo, ahorrando así costes adicionales o usando recursos para promoción comercial o personal.

Enlaces Web

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