E-Procurement

E-Procurement ist die Abkürzung für Electronic Procurement und bezeichnet den Einkauf von Waren oder Dienstleistungen mit elektronischen Systemen, oft über digitale Netze wie das Internet. E-Procurement ist in der Regel Teil des E-Commerce und damit eine Ergänzung zum E-Business. Im Bereich E-Procurement werden moderne Kommunikationsmethoden mit klassischen Einkaufsvorgängen kombiniert und die dazugehörigen Prozesse elektronisch oder digital abgewickelt. Die elektronische Auftragsabwicklung wird E-Fulfillment genannt. Der Vorteil von E-Procurement liegt in der Zeit- und damit Kostenersparnis bei der Verwaltung von Bestellprozessen.

Hintergrund

Der elektronische Handel, E-Commerce, hat sich als Ergebnis der entwickelt Digitalisierung und Verbreitung des Internets. Im gleichen Zeitraum haben sich die Mechanismen der Warenbeschaffung verändert und in vielen Branchen bereits an die neuen Bedingungen angepasst. Eines der Ergebnisse dieser Veränderungen ist die elektronische Beschaffung.

Um Waren zu bestellen, müssen Unternehmen bisher viele Einzelschritte durchlaufen. Diese gesamte Prozedur kann nun um viele Schritte verkürzt werden. Vor der Digitalisierung mussten zunächst die Anforderungen ermittelt, dann das Budget geprüft, Angebote verglichen, die Bestellformulare erstellt und schließlich der Wareneingang geprüft und archiviert werden. Zu diesem Zeitpunkt können diese einzelnen Bereitstellungsschritte automatisiert und mit einer einzigen Schaltfläche gestartet werden. Die E-Vergabe kann mit a durchgeführt werden einzige Softwarelösung in Form eines ERP-Systems.

Vor allem für große Unternehmen bietet E-Procurement die Möglichkeit, Personalkosten einzusparen und die Zeit zwischen Warenbestellung, Lieferung und, je nach Unternehmenszweck, Wiederverkauf deutlich zu verkürzen. Dadurch eignet sich E-Procurement besonders für Online-Händler, deren Kunden häufig auf eine hohe Warenverfügbarkeit sowie eine schnelle Lieferung angewiesen sind. Daher erhalten Sie eine klaren Marktvorteil, wenn Sie Ihre E-Procurement-Prozesse optimieren.

Arten von E-Procurement-Systemen

Es gibt mehrere Merkmale, die zur Kategorisierung von E-Procurement-Systemen verwendet werden können. Normalerweise wird E-Procurement im B2B-Bereich durchgeführt. Die Art der über das System gekauften Waren ist ebenfalls ein Faktor. Gleichzeitig sind die Kosten des Vergabeverfahrens relevant sowie die Beziehungen zwischen den Verantwortlichen innerhalb des elektronischen Vergabekreislaufs.

Grundsätzlich lassen sich anhand der aufgeführten Merkmale drei verschiedene Systeme unterscheiden:

Lieferantensysteme (Vertriebslösungen): Der Lieferant implementiert das E-Procurement-System. Sie bietet die notwendige Plattform und Kunden können dort ihre Produkte beziehen. Der Lieferant bestimmt sowohl die Verfügbarkeit der Ware als auch die Preise.
Einkaufssysteme (Einkaufslösungen): Für diesen Fall legt der Einkäufer die Konditionen wie Preise und Mengen für sein Beschaffungsverfahren fest. Benötigen beispielsweise große Industrieunternehmen Ersatzteile, kann eine Ausschreibung über das elektronische Beschaffungssystem veröffentlicht werden. Mehrere Lieferanten haben die Möglichkeit, den Auftrag für die Produktion dieser Teile über das System zu erhalten.
Marktplätze (Many-to-Many-Lösungen): Diese Systeme werden mit Beschaffungs- und Liefersystemen gemischt. Hersteller können ihre Produkte anbieten und Kunden gleichzeitig ihre Bedürfnisse spezifizieren. Normalerweise wird der Markt von einem Dritten reguliert. Ein modernes Beispiel für einen solchen Markt ist die Handelsplattform Alibaba, die teilweise auch den B2B- mit dem B2C-Bereich vermischt.

Bedarf

Damit E-Procurement sein volles Leistungspotenzial entfalten kann, müssen die Beteiligten einheitliche Standards verwenden. Diese können sich auf die Warenkennzeichnung (GTIN oder ISBN) oder die verwendeten Dateiformate (zB XML) beziehen. Neben der Standardisierung der verwendeten Formate sollte auch die Infrastruktur nicht vernachlässigt werden. E-Procurement kann in Intranets, Extranets, virtuellen Servern oder über bestimmte Märkte implementiert werden. In Einzelfällen, sollten mit Beteiligten und Partnern abgestimmt werden.

Gewinne

Die elektronische Abwicklung der Warenbeschaffung hat für Unternehmen immense Vorteile, die im Folgenden kurz aufgezählt werden:

Weniger Zeit, Arbeit und Kosten im Vergleich zur konventionellen Beschaffung
Schnellere Bereitstellung von Materialien oder Produkten
Weitere Preisvergleiche oder Anbieter vorhanden
Problemloses Onboarding neuer Bezugsquellen
Flexibler Einkauf, da Quellen rund um die Uhr online verfügbar sind.
Dienstleister können die Vorteile von E-Procurement direkt an ihre Kunden weitergeben. Somit bietet E-Procurement den Verbrauchern einen Vorteil, da sie von niedrigeren Preisen profitieren können.

Beispiel

E-Procurement wird empfohlen für mittlere und große Unternehmen. Die produzierende Industrie und der Handel setzen auf E-Procurement-Lösungen, wenn die Warenbeschaffung in großem Umfang oder besonders flexibel erfolgen muss. Um all dies elektronisch umzusetzen, erfordert der Einsatz eines VPN- oder Intranet-Systems hohe Investitionen, die sich durch Zeit- und Kostenersparnis auszahlen können.

Angenommen, Unternehmen X untersteht dem Lieferanten Y, der Rohstoffe für ein Produkt herstellt und liefert. Viele Anbieter wünschen sich eine standardisierte Datenhaltung, um schnell und unkompliziert auf ihre Firmenkunden reagieren zu können. Kommt eine automatisierte Schnittstelle zum Einsatz, erfolgt die Kommunikation über Warenbestände, Lieferlisten, Mengen und zu zahlende Beträge komplett über ein Extranet oder Intranet, eine sichere Verbindung zwischen Lieferant und Unternehmen, die auch an das ERP-System angebunden ist.

Das Ergebnis ist ein hocheffiziente und automatisierte Verwaltung Lieferungen und verfügbare Daten. In diesem Fall muss Unternehmen X ein elektronisches Vertragssystem integrieren, da Anbieter Y sonst seine Leistungen einstellen würde. Gleichzeitig profitieren mehrere Bereiche des Unternehmens X wie Logistik, Wareneingang und Finanzbuchhaltung sowie der Kunde von diesem System. Durch die schnelle Verfügbarkeit und aktuelle Daten zu den Produkten (Lieferzeiten etc.) werden die internen Vorteile direkt an den Kunden weitergegeben.

Vorteile für das Online-Marketing

Prozessoptimierung spielt im Online-Marketing immer eine wichtige Rolle. Mit E-Procurement haben Online-Shops die Möglichkeit, den Erwerb ihrer Produkte optimal zu nutzen. Je schneller die Waren eingekauft werden können, desto schneller sind sie wieder im Verkauf. Je rentabler die Warenbeschaffung, desto größer die Preisalternativen. Niedrige Preise wiederum können gezielt beworben werden und steigern so die Markenbekanntheit und Reichweite. Zusammen mit einem ERP-System und einem Shop-CMS können Online-Händler viele verschiedene Prozesse gleichzeitig automatisieren und so zusätzliche Kosten sparen oder Ressourcen für geschäftliche oder persönliche Werbung nutzen.