3 Ways to Password Protect an Excel File: We are all familiar with Excel files used to create data-filled sheets. Sometimes we keep important and highly confidential business data in our Excel files. In this digital age, we find that all the important things like social accounts, email and devices are password protected. If you depend a lot on creating Excel documents for any important purpose, you should be able to keep that document safe as well as other important things that you secure with a password.
¿No crees que los archivos de Excel deberían estar protegidos con una contraseña si almacenan contents importante? Hay algunas ocasiones en las que no pretendes que nadie acceda a tus documentos importantes o básicamente pretendes dar un acceso limitado a tu documento. Si buscas que sólo una persona determinada a la que des autorización, pueda leer y ingresar a tus archivos de Excel, debes protegerlo con una contraseña. A continuación se presentan algunos métodos para asegurar sus archivos de Excel y/o dar acceso restringido al destinatario.
3 ways to password protect an Excel file
Method 1: Add a password (Encrypt Excel)
The first method is to encrypt the entire Excel file with a chosen password. It is the easiest way to keep your file safe. You just have to navigate to the "File" option where you will get the option to protect all your excel file.
Step 1 - First, click on the "File" option
Step 2 - Then click on «Info»
Step 3 - Click on the option «Protect the workbook»
Step 4 - In the drop-down menu, click on the "Encrypt with password" option.
Step 5 - You will now be asked to enter a password. Choose a unique password to use and protect your Excel file with this password.
Nota: Cuando se te pida que escribas una contraseña asegúrate de seleccionar una combinación de una contraseña complicada y única. Se observa que mantener la contraseña usual puede ser fácilmente atacado por el malware y descifrado. Otro punto importante que debes prestar atención es que si olvidas esta contraseña no vas a poder ingresar al archivo de Excel. Recuperar el archivo de Excel protegido por contraseña es un procedimiento engorroso. De este modo, se recomienda que guardes esta contraseña en un lugar seguro o que utilices un administrador de contraseñas para guardarla.
When you open the file the next time, it will ask you to enter the password. This password will protect and secure the individual Excel file, not all Excel documents stored on your system.
Method 2: Allow read-only access
Puede haber casos en los que quieras que alguien tenga que ingresar a los archivos de Excel pero necesite poner la contraseña si quiere hacer alguna edición en el archivo. Cifrar el archivo de Excel es bastante fácil y fácil de hacer. No obstante, Excel siempre te da cierta flexibilidad cuando se trata de proteger tu archivo de Excel. De este modo, puedes proporcionar fácilmente un acceso restringido a otras persons.
Step 1 - Click File
Step 2 - Press the "Save As" option
Step 3 - Now click on Tools at the bottom under the Save As dialog box.
Step 4 - In the Tools drop-down menu select the General option.
Step 5 - Here you will find two options «password to open» and «password to modify».
When you set a password to open, you will be prompted to enter it every time you open this Excel file. At the same time, once you set the password to modify it, you will be prompted for a password every time you want to make any changes to the protected excel file.
Method 3: Protect a worksheet
En caso de que tenga más de una hoja en su archivo doc de Excel, es factible que desee restringir el acceso a la hoja en particular para su edición. Por ejemplo, si una hoja se refiere a los datos de ventas de su empresa que no desea que be editada por la persona que ha accedido a este archivo excel, puede poner fácilmente la contraseña de esa hoja y restringir el acceso.
Step 1- Open your excel file
Step 2 - Navigate to the Review section
Step 3 - Click on the Protect Sheet option.
(*3*)
You will be prompted to set a password and select the alternatives with check boxes to give access to a particular functionality of the sheet. As long as you choose a password to protect your Excel file, make sure it is unique. At the same time, you have to remember that password, otherwise getting the file back will be a hectic task for you.
Conclution:
Most workplaces and companies use Excel Doc files to store their highly confidential data. In this way, security and data protection matter a lot. Wouldn't it be great to add one more layer of security to your data? Yes, when you have a password protected device, your social accounts are password protected, why not add a password to your Excel file and add another layer of security for your documents? The methods mentioned above will guide you to protect the entire excel sheet or restrict access or basically give access with some restricted functionality to the users of the file.
