¿Ha comprado un automóvil o un servicio que se otorgará en el futuro? Si es así, le habrán ofrecido, ya sea en línea o por correo, una factura proforma. Es un documento que se utiliza en muchas compañías. y que aún no tenemos claro para qué sirve ni cuándo se usa.
Si eres autónomo, ofreces servicios online, o si compras productos o servicios, debes saber qué es una factura proforma, cómo es, cuándo se utiliza, qué la distingue de una factura normal, y qué conlleva. para quien emite y quien recibe uno. Factura de proforma.
Este pequeño post te contará todo lo que necesitas saber sobre ellos, por lo que, al final, sabrás todo lo que te hemos contado, y algunas otras cosas que son igualmente importantes.
¿Qué es una factura proforma?
A La factura proforma es una especie de borrador de una factura normal y corriente, pero sin tener valor contable.
Sirve para prometer la entrega futura de un producto o servicio a un cliente, que posteriormente se emitirá una factura normal con los mismos datos e importes contenidos en la factura proforma.
Es un compromiso del vendedor con el comprador que proporcionará un producto o servicio a un precio determinado.
A modo de ejemplo: una persona en Jarandilla de la Vera está buscando un coche online, un todoterreno, a modo de ejemplo, el Nissan Juke.
No encuentra ninguno en el norte de Cáceres, y lo encuentra, a un precio excelente, en Alcalá de Henares, en Madrid, pero no puede acudir de inmediato, o el vendedor todavía no tiene el coche listo para entregar.
Para asegurarse de que el cliente tendrá su coche al precio que encontró, el vendedor o el concesionario le envía un Factura proforma para asegurar el precio y la venta del auto.
Para terminar: es un compromiso comercial.
¿Para qué sirve una factura proforma?
Muchos habitualmente confunden una factura proforma con una factura, pero este no es el caso.
Antes de que puedas aclarar un poco mejor para qué sirve, debes saber que una factura proforma tiene la misma validez contable que, a modo de ejemplo, una cotización o una oferta de venta, dicho de otra forma, sin valor a efectos contables, por lo que no se debe declarar ninguna emisión de factura proforma.
Sirve más que nada para que tanto el vendedor como comprador se protege en caso de que cambie el precio, o para asegurar el valor de una transacción, y se usa no solo en pequeñas compras sino además en operaciones comerciales internacionales de cantidades de productos y grandes cantidades de dinero, para documentar el valor de las transacciones, o como modelos de oferta de venta.
Para el comprador representa la seguridad, como en el ejemplo anterior, que tendrá su Nissan Juke al precio pactado, aún cuando hayan pasado semanas, y en ese periodo el precio ha subido … o bajado. Lo que no representa para el comprador, es una garantía en caso de que el coche resulte defectuoso … para eso se usa la factura normal, o el contrato.
Tienes que tener clara la diferencia, y seas vendedor o comprador, nunca confundas las obligaciones y todo lo que conlleva una factura proforma por lo que no, sin confundirla nunca con la factura.
¿Qué contiene una factura proforma?
La principal razón por la que la gente habitualmente confunde una factura proforma con una factura normal, es que contienen los mismos datos.
Prácticamente la única diferencia es que la factura proforma debe contener clara y visiblemente el título «PROFORMA”En el título del documento, y que puede estar o no numerado o doblado como facturas.
Los datos que debe contener una factura proforma son los siguientes:
- El título debe tener el título «factura proforma», claramente y muy visible.
- La fecha de emisión de la factura proforma.
- Detalles del proveedor:
- Razón social o razón social
- NIF
- Información del contacto
- Número de IVA comunitario
- Datos de los clientes:
- Nombre completo o razón social
- NIF, DNI o NIE
- Información del contacto
- Descripción clara y detallada de la mercancía o servicios, aclarando la cantidad o unidades del producto
- Precio unitario, precio total y / o moneda en que se realiza la transacción (rá)
- Seguros, transporte, complementos, etc.
- Número de bultos, peso bruto, neto y volumen
- Forma de pago y condiciones
- Fecha de validez del documento
Para transacciones internacionales, que es cuando más se usan:
- Número de identificación fiscal (en caso de operaciones comunitarias)
- Pedir Referencia
- Origen de la mercancía
- Transporte
- Fecha de validez del documento
Tampoco hace falta que contenga firma o sello de la compañía, salvo que el cliente solicite el sellado de la factura proforma.
¿Cuál es la validez de una factura proforma?
Existe un obstáculo con la validez de una factura proforma.
Básicamente debido a que su vigencia, como te hemos dicho, no trasciende de tener un carácter informativo o como una iniciativa de venta, como una cotización de venta u oferta enviada a un cliente o prospecto.
No sirve como comprobante de pago, ni para exigir nada relacionado con la factura ni como documento contable.
Entonces, ¿para qué sirve? Solo es válido como promesa de respetar el precio de los productos o servicios a lo largo del período de validez contenido en la factura proforma.
No tiene otra validez de ningún tipo, y se usa con mayor frecuencia en transacciones internacionales, tanto dentro como fuera de la Unión Europea, aún cuando solo cambia el nombre del documento.
¿Cuándo puede usar una factura proforma?
Aún cuando el uso principal es el de la prometer entregar un producto o servicio, no es el único que tiene, a efectos prácticos, no legal.
Imagina que no estás seguro de los datos del cliente, a modo de ejemplo te falta el DNI de la persona, y su dirección fiscal y no puedes comunicarte con el cliente, pero debes enviarle un documento al cliente, aún cuando te hayan pedido factura. .
Como no tiene, a efectos prácticos, validez, puede utilizarlo como borrador.
Lo envía a tu cliente, o tú como cliente lo recibes, con datos ‘falsos’ o de ejemplo, y si ambos están de acuerdo, el cliente envía sus datos correctos, acepta los precios y cantidades y gastos relacionados, entonces, ahora sí, puedes hacer la factura normal final.
Dicho de otra forma, al mismo tiempo de servir como el promesa de entrega, es un borrador para no ‘gastar’ facturas normales, algo que, como bien sabes, no puedes emitir así debido a que sí.
Si no utiliza facturas proforma, debe darles este uso. Si eres cliente, puedes solicitar uno para ahorrar tiempo en caso de que quieras pensar mejor en la viable compra o contratación de servicios o productos.
Además el proveedor o la compañía, pueden utilice la factura proforma para ahorrar tiempo en caso de que se haya quedado sin facturas normales. Puedes enviarte una factura proforma para que el cliente tenga la promesa de la entrega de una factura definitiva en cuanto tenga este documento, para que cuando los tenga de nuevo, no se vea afectado por posibles fluctuaciones en el precio de los productos. o servicios. comprado.
Algunos ejemplos en los que le servirán las facturas proforma
Aún cuando solo hemos mencionado algunos usos de la factura proforma, verdaderamente te sirve para más cosas de las que imaginas.
Te damos algunos ejemplos en los que las facturas proforma te serán de gran ayuda:
1.-Envíos internacionales
Regularmente las facturas proforma son usadas por las aduanas, dentro y fuera de la Unión Europea para mostrar el valor de la mercancía a transportar.
2.- Subvenciones y ayudas
Ciertas ayudas, como las que se conceden a los nuevos autónomos, requieren la inversión de determinadas cantidades en el negocio, pudiendo presentar una factura proforma para justificarlas.
3.- En operaciones financieras
Cuando alguien solicita un préstamo, ya sea compañía o particular, la persona o compañía está obligada a realizar determinadas inversiones, y para justificarlo como aval o aval, se presentan las facturas proforma correspondientes.
4.- Como sistema de secciones
Algunas compañías usan este documento para «separar» determinados productos. A modo de ejemplo, si un cliente no tiene suficiente dinero o el proveedor no tiene la unidad disponible, puede servir como un sistema de reserva para proteger la volatilidad del producto.
5.- Oferta de venta
En resumen, lo hemos mencionado, pero es otro uso: oferta de venta. Puedes enviar ofertas de venta en forma de factura proforma, a un precio rebajado al que ofreces al resto, y de esta dinámica te obligas a respetar el precio dentro del plazo ofertado.
conclusión
Una factura proforma es la garantía de que este precio será válido en el período que estipula y no tiene validez contable. o cualquier cosa, es solo una promesa, pero puedes usarlo como borrador y como muchos otros usos, inclusive en transacciones internacionales, sobre todo en aduanas, dentro y fuera de la Unión Europea.
