Bien que le format de document portable (PDF) soit devenu largement utilisé par les entreprises du monde entier, nombre d’entre elles ne tirent pas pleinement parti des fichiers PDF. En vous familiarisant avec les différentes façons de travailler avec ces fichiers, vous pouvez également améliorer l’efficacité et la productivité. Voici sept conseils utiles pour vous aider à démarrer.
1. Envisagez d’utiliser Adobe Acrobat
Adobe Acrobat CC est peut-être un peu cher, mais c’est bien plus qu’un simple outil de visualisation de documents numériques – il est aujourd’hui utilisé par les principales organisations pour optimiser la productivité du flux de travail. Avec la possibilité d’éditer, de réviser, de signer, d’annoter, de surligner et de protéger des fichiers PDF, Adobe Acrobat vous permet d’effectuer des tâches critiques où que vous soyez et sur n’importe quel appareil, qu’il s’agisse d’un smartphone, d’une tablette ou d’un ordinateur de bureau.
Certaines fonctions sont exceptionnelles, comme Fill & Sign. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de convertir des fichiers numériques ou des documents papier en un formulaire que d’autres peuvent remplir, signer et envoyer par voie électronique. Les formulaires papier peuvent également être numérisés avec un appareil photo pour smartphone ou tablette et remplis numériquement à l’aide d’Adobe Acrobat.
2. Fusionner plusieurs PDF
Si vous souhaitez créer des présentations complètes et impressionnantes à partager avec des collègues ou des clients, vous pouvez facilement fusionner des fichiers PDF pour incorporer des éléments tels que du texte, des graphiques et des images dans un seul fichier. Vous pouvez le faire avec des programmes Adobe comme Acrobat Pro DC ou d’autres gratuits en ligne.
3. Protégez vos PDF
Certains programmes comme Adobe Acrobat et Microsoft Office vous permettent de protéger, restreindre, crypter et même expurger les fichiers PDF. Cela signifie que vous pouvez contrôler la manière dont les fichiers sont consultés, modifiés et affichés, quel que soit le niveau de sécurité dont vous avez besoin.
4. Modifier les PDF
Vous avez peut-être rencontré ce casse-tête : recevoir un PDF avec du texte qui doit être modifié ou mis à jour.
Il n’y a pas si longtemps, vous deviez retaper le contenu d’un nouveau document vierge afin de le modifier. Ou imprimez le PDF, effacez le texte existant, écrivez dessus et renumérisez le document. Les deux processus prennent un temps décent. Bonne nouvelle : vous n’avez plus à le faire.
Vous pouvez désormais convertir un PDF en Word et modifier le texte d’un document Word avant de le réenregistrer au format PDF. Vous pouvez le faire en les téléchargeant sur Google Docs, qui est une option rapide, gratuite et assez simple pour convertir des fichiers PDF en un fichier .doc ou .docx. Il est également possible de convertir facilement un fichier PDF en txt et de pouvoir le modifier.
5. Transformer un PDF en image
Si vous partagez régulièrement des fichiers image ou si vous êtes un développeur Web qui travaille avec des images PDF, vous avez peut-être rencontré des problèmes lors de l’utilisation de fichiers PDF. Bien que les fichiers PDF offrent une haute résolution nette, ils peuvent être plus difficiles à envoyer par e-mail qu’un fichier image standard en raison de leur taille. Et avec tant de consommateurs qui en font plus avec leurs appareils mobiles, vous pouvez rencontrer des difficultés pour ouvrir et afficher des fichiers PDF sur votre téléphone ou votre tablette.
Alternativement, vous pouvez vous épargner les ennuis et convertir le PDF au format JPG. Bien que la résolution de l’image soit visiblement inférieure, tant que vous n’avez pas besoin d’imprimer ou d’agrandir le fichier, la conversion en fichier JPG est une solution qui fonctionne pour presque tout le monde.
6. Prenez des feuilles
Peu importe nos efforts, beaucoup d’entre nous sont toujours aux prises avec une surcharge d’informations. Vous avez un gros contrat ou une documentation à envoyer à un collègue, mais vous n’avez vraiment besoin que de ses commentaires sur quelques pages ? Utilisez un outil qui vous permet de supprimer des pages d’un PDF. Vous serez en mesure d’obtenir les bonnes informations à ceux qui en ont besoin rapidement et sans trop de rembourrage.
Conclusion
Les services d’édition PDF basés sur le cloud d’aujourd’hui offrent des outils et des informations utiles pour que vous puissiez gérer, personnaliser et protéger vos documents PDF en ligne plus facilement que jamais. De plus, certains programmes comme Adobe vous permettent de créer un compte, afin que vous puissiez vous connecter quand vous en avez besoin et accéder à vos fichiers sur n’importe quel appareil, augmentant encore votre productivité.
La possibilité de travailler avec des fichiers PDF n’est pas seulement bénéfique pour l’efficacité (vous permettant d’économiser du temps, de l’argent et des tracas liés à l’impression, à l’annotation et à la renumérisation de documents et de formulaires), elle est également excellente pour l’environnement.
Que vous ayez besoin de travailler avec des fichiers PDF tous les jours ou juste de temps en temps, vous avez maintenant les compétences et les connaissances nécessaires.
