Aunque el formato de documento portátil (PDF) se ha vuelto ampliamente utilizado por empresas de todo el mundo, muchas de ellas no aprovechan al máximo los archivos PDF. Al familiarizarse con las diferentes formas de trabajar con estos archivos, puedes mejorar la eficiencia y la productividad también. Aquí hay siete consejos útiles para ayudarte a comenzar.
1. Considera usar Adobe Acrobat
Adobe Acrobat CC puede ser un poco cara, pero es mucho más que una herramienta para ver documentos digitales: las organizaciones líderes de hoy en día la utilizan para maximizar la productividad de los flujos de trabajo. Con la capacidad de editar, revisar, firmar, marcar, resaltar y proteger archivos PDF, Adobe Acrobat te permite completar tareas críticas desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo, ya sea un teléfono inteligente, una tableta o una computadora de escritorio.
Algunas funciones son excepcionales, como la de Fill & Sign. Esta función permite a los usuarios convertir archivos digitales o documentos en papel en un formulario que otros pueden completar, firmar y enviar electrónicamente. Los formularios en papel también se pueden escanear con la cámara de un teléfono inteligente o tableta y completarse digitalmente con Adobe Acrobat.
2. Une varios PDFs
Si deseas crear presentaciones completas e impresionantes para compartir con tus compañeros de trabajo o clientes, puedes fusionar fácilmente archivos PDF para incorporar elementos como texto, gráficos e imágenes en un solo archivo. Puedes hacerlo con programas de Adobe como Acrobat Pro DC u otras gratis online.
3. Protege tus PDF
Algunos programas como Adobe Acrobat y Microsoft Office te permiten proteger, restringir, cifrar e incluso redactar archivos PDF. Eso significa que puedes controlar cómo se accede, edita y visualiza los archivos para cualquier nivel de seguridad que necesites.
4. Edita PDFs
Es posible que hayas experimentado este dolor de cabeza: recibir un PDF con texto que debe editarse o actualizarse.
No hace mucho tiempo, necesitabas volver a escribir el contenido en un nuevo documento en blanco para poder cambiarlo. O imprimir el PDF, borrar el texto existente, escribir sobre él y volver a escanear el documento. Ambos procesos toman una cantidad decente de tiempo. Buenas noticias: ya no tienes que hacer esto.
Ahora puedes convertir un PDF a Word y editar el texto en un documento de Word antes de volver a guardarlo como PDF. Puedes hacer esto subiéndolos a Google Docs, que es una opción rápida, gratuita y bastante sencilla para convertir archivos PDF a un archivo .doc o .docx. También es posible convertir archivo PDF a txt con facilidad y poder editarlos.
5. Transforma un PDF en una imagen
Si compartes archivos de imágenes con regularidad o si eres un desarrollador web que trabaja con imágenes PDF, es posible que hayas experimentado problemas al usar archivos PDF. Si bien los archivos PDF ofrecen una alta resolución nítida, pueden ser más difíciles de enviar por correo electrónico que un archivo de imagen estándar debido a su tamaño. Y con tantos consumidores haciendo más cosas con sus dispositivos móviles, es posible que tengas problemas para abrir y ver archivos PDF en tu teléfono o tableta.
Alternativamente, puedes ahorrarte el problema y convertir PDF a formato JPG. Si bien la resolución de la imagen será visiblemente más baja, siempre que no sea necesario imprimir o ampliar el archivo, la conversión a un archivo JPG es una solución que funciona para casi todos.
6. Sácale hojas
No importa cuánto nos esforcemos, muchos de nosotros todavía luchamos con la sobrecarga de información. ¿Tienes un contrato grande o documentación para enviar a un compañero de trabajo, pero realmente sólo necesitas sus comentarios en un par de páginas? Utiliza una herramienta que te permita eliminar páginas de un PDF. Podrás hacer llegar la información correcta a aquellos que la necesitan rápidamente y sin tanto relleno.
Conclusión
Los servicios de edición de PDF basados en la nube de hoy en día ofrecen herramientas e información útil para que puedas administrar, personalizar y proteger tus documentos PDF, en línea y con mayor facilidad que nunca. Además, algunos programas como Adobe te permiten crear una cuenta, para que puedas iniciar sesión cuando lo necesites y acceder a tus archivos en cualquier dispositivo, aumentando aún más tu productividad.
La capacidad de trabajar con archivos PDF no solo es buena para la eficiencia, al ahorrarle tiempo, costos y molestias de imprimir, anotar y volver a escanear documentos y formularios, también es excelente para el medio ambiente.
Ya sea que necesite trabajar con archivos PDF todos los días o solo de vez en cuando, ahora tiene las habilidades y el conocimiento.
