Obwohl das Portable Document Format (PDF) von Unternehmen auf der ganzen Welt weit verbreitet ist, nutzen viele von ihnen PDF-Dateien nicht in vollem Umfang. Indem Sie sich mit den verschiedenen Arbeitsweisen mit diesen Dateien vertraut machen, können Sie auch die Effizienz und Produktivität verbessern. Hier sind sieben hilfreiche Tipps, die Ihnen den Einstieg erleichtern.
1. Erwägen Sie die Verwendung von Adobe Acrobat
Adobe Acrobat CC mag etwas teuer sein, aber es ist viel mehr als nur ein Tool zum Anzeigen digitaler Dokumente – es wird heute von führenden Organisationen verwendet, um die Produktivität der Arbeitsabläufe zu maximieren. Mit der Möglichkeit, PDF-Dateien zu bearbeiten, zu überprüfen, zu signieren, zu markieren, hervorzuheben und zu schützen, können Sie mit Adobe Acrobat wichtige Aufgaben von überall und auf jedem Gerät erledigen – egal ob Smartphone, Tablet oder Desktop.
Einige Funktionen sind außergewöhnlich, wie z. B. Fill & Sign. Mit dieser Funktion können Benutzer digitale Dateien oder Papierdokumente in ein Formular umwandeln, das andere ausfüllen, unterschreiben und elektronisch übermitteln können. Papierformulare können auch mit einer Smartphone- oder Tablet-Kamera gescannt und mit Adobe Acrobat digital ausgefüllt werden.
2. Mehrere PDFs zusammenführen
Wenn Sie umfassende und beeindruckende Präsentationen erstellen möchten, die Sie mit Kollegen oder Kunden teilen möchten, können Sie PDF-Dateien einfach zusammenführen, um Elemente wie Text, Grafiken und Bilder in einer Datei zu integrieren. Sie können dies mit Adobe-Programmen wie Acrobat Pro DC oder anderen kostenlosen Online-Programmen tun.
3. Schützen Sie Ihre PDFs
Einige Programme wie Adobe Acrobat und Microsoft Office ermöglichen es Ihnen, PDF-Dateien zu schützen, einzuschränken, zu verschlüsseln und sogar zu redigieren. Das bedeutet, dass Sie steuern können, wie auf Dateien zugegriffen, sie bearbeitet und angezeigt werden, und zwar für jedes Sicherheitsniveau, das Sie benötigen.
4. PDFs bearbeiten
Vielleicht kennen Sie diese Kopfschmerzen: Sie erhalten eine PDF-Datei mit Text, der bearbeitet oder aktualisiert werden muss.
Vor nicht allzu langer Zeit mussten Sie den Inhalt in einem neuen leeren Dokument erneut eingeben, um ihn zu ändern. Oder drucken Sie die PDF-Datei, löschen Sie den vorhandenen Text, überschreiben Sie ihn und scannen Sie das Dokument erneut. Beide Prozesse nehmen eine angemessene Zeit in Anspruch. Gute Nachrichten: Sie müssen dies nicht mehr tun.
Sie können jetzt ein PDF in Word konvertieren und den Text in einem Word-Dokument bearbeiten, bevor Sie es wieder als PDF speichern. Sie können dies tun, indem Sie sie in Google Docs hochladen, eine schnelle, kostenlose und ziemlich einfache Option zum Konvertieren von PDF-Dateien in eine .doc- oder .docx-Datei. Es ist auch möglich , PDF-Dateien problemlos in TXT-Dateien zu konvertieren und zu bearbeiten.
5. Wandeln Sie ein PDF in ein Bild um
Wenn Sie regelmäßig Bilddateien freigeben oder als Webentwickler mit PDF-Bildern arbeiten, sind bei der Verwendung von PDF-Dateien möglicherweise Probleme aufgetreten. Obwohl PDF-Dateien eine scharfe, hohe Auflösung bieten, können sie aufgrund ihrer Größe schwieriger per E-Mail versendet werden als eine Standard-Bilddatei. Und da so viele Verbraucher mehr mit ihren mobilen Geräten tun, haben Sie möglicherweise Probleme beim Öffnen und Anzeigen von PDFs auf Ihrem Telefon oder Tablet.
Alternativ können Sie sich die Mühe sparen und PDF in das JPG-Format konvertieren. Während die Auflösung des Bildes sichtbar niedriger sein wird, ist die Konvertierung in eine JPG-Datei eine Lösung, die für fast jeden funktioniert, solange Sie die Datei nicht drucken oder vergrößern müssen.
6. Nehmen Sie Blätter
Egal wie sehr wir uns bemühen, viele von uns kämpfen immer noch mit der Informationsüberflutung. Haben Sie einen umfangreichen Vertrag oder eine umfangreiche Dokumentation, die Sie an einen Kollegen senden möchten, benötigen aber wirklich nur deren Feedback auf ein paar Seiten? Verwenden Sie ein Tool, mit dem Sie Seiten aus einem PDF entfernen können. Sie werden in der Lage sein, die richtigen Informationen schnell und ohne viel Füllmaterial an diejenigen zu übermitteln, die sie benötigen.
Fazit
Die heutigen Cloud-basierten PDF-Bearbeitungsdienste bieten nützliche Tools und Informationen, damit Sie Ihre PDF-Dokumente einfacher denn je online verwalten, personalisieren und schützen können. Bei einigen Programmen wie Adobe können Sie außerdem ein Konto erstellen, sodass Sie sich jederzeit anmelden und von jedem Gerät aus auf Ihre Dateien zugreifen können, was Ihre Produktivität weiter steigert.
Die Möglichkeit, mit PDF-Dateien zu arbeiten, ist nicht nur gut für die Effizienz – Sie sparen Zeit, Kosten und Ärger beim Drucken, Kommentieren und erneuten Scannen von Dokumenten und Formularen –, es ist auch gut für die Umwelt.
Egal, ob Sie jeden Tag oder nur gelegentlich mit PDF-Dateien arbeiten müssen, Sie verfügen jetzt über die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse.
