Indudablemente, las empresas compiten hoy en un contexto complejo, cambiante, con cada vez más cosas a prestar atención. Es por ello que, es imprescindible el uso de software que nos ayude. Para eso, he aquí una lista de los mejores programas gratis para empresas y negocios. Con ellos optimizaremos la administración de diversas áreas importantes de nuestra compañía.
Y es que han quedado lejos los tiempos en los que podíamos administrar los clientes «a mano», o la contabilidad sin una aplicación específica.
Como siempre y cuando elaboro una lista (ya ocurrió con los mejores CRM gratis para empresas), las condiciones para aparecer aquí son:
- Los he usado personalmente y son útiles en el día a día.
- Son gratis o bien disponen una versión o cuenta gratuita lo suficientemente generosa y útil como para que un pequeño emprendedor le saque partido.
- No hay ningún interés económico ni oculto recomendando ninguno de estos programas gratis para negocios. Nadie ha pagado ni pagará para aparecer.
- No he querido dar mil opciones en cada área, sino solo las mejores, cribando el resto. Eso ayudará a que no nos quedemos atrapados en una «paradoja de la elección» (dicho de otra forma, que cuantas más opciones tenemos, menos hacemos, debido a que perdemos el tiempo analizando y tratando de elegir entre demasiadas alternativas).
- Algunos pueden estar en inglés. Es el signo de los tiempos, los mejores programas gratis para empresas hoy día están en ese idioma, aún cuando tampoco es necesario un gran conocimiento y además hay muchas opciones en español.
Una vez dicho esto, vamos ya con los mejores programas gratis para empresas en mi experiencia, divididos en áreas.
Programas gratis de administración integral del negocio
No negaré que uno de los grandes retos de estas aplicaciones es que, aunque lo hacen todo en un único lugar y evitan la fragmentación de utilizar varias funciones, usualmente no son lo mejor en nada concreto.
Sobre todo en los apartados de facturación y contabilidad, como hace falta adaptarnos a la ley de cada país, no será suficiente para llevar esta parte del negocio solo con la aplicación integral o ERP.
Sin embargo, estas aplicaciones gratuitas de administración integral son las mejores que he probado, en mi opinión.
1. Flowlu, mi elección por mucho tiempo
Ya comenté que usaba Flowlu en el post sobre CRM gratis. Pero Flowlu es mucho más que administración de clientes y puedes administrar (casi) toda la actividad con esta aplicación.
Incluye secciones de:
- Administración de tareas y proyectos, incluyendo la metodología Agile.
- Administración de ingresos y gastos de esos proyectos.
- CRM y administración de contactos y leads.
- Facturación, presupuestación e inclusive administración financiera.
- Administración del conocimiento de la compañía.
- Mensajería.
En definitiva, mucho y bien para una aplicación gratis de ERP / Administración integral. ¿La desventaja? El inglés si no lo dominamos, aún cuando tampoco necesita demasiado conocimiento.
Y el hecho de que la facturación y la administración financiera se deberían hacer con alguna herramienta ajustada a la ley española (o del país en el que estemos).
Con una cuenta gratuita para los dos primeros usuarios, es ideal para aquellos autónomos o microempresas que deseen administrar todo en un único lugar centralizado y de manera intuitiva.
2. Bitrix, controlando todo y a todos
Bitrix es un programa gratis de ERP que lo engloba casi todo. Incluye:
- Colaboración y comunicación entre trabajadores y miembros del negocio (incluyendo documentos y RRHH).
- Administración de proyectos y tareas (apuntándose al carro del kanban que tan buen resultado ha dado, a modo de ejemplo el Trello).
- CRM e inclusive algo de marketing, como a modo de ejemplo poner un chat en tu web y captar más leads.
Bitrix es un veterano que he usado intermitentemente. Su verdadero poder se muestra cuando hay varias personas trabajando con él. Como casi siempre he sido un freelance solitario con colaboraciones puntuales y ciertas tareas delegadas, a mí se me queda demasiado grande.
Pero para negocios con varias personas en el equipo es útil y adecuado, al mismo tiempo de que su cuenta gratuita es suficiente para muchas pequeñas empresas
Programas de facturación y contabilidad
No voy a negar que me he pasado mucho tiempo buscando un buen software de facturación y, la verdad, vaya por delante que uso un servicio de pago.
Entre lo sin costes, las aplicaciones online no resaltan fundamentalmente y la mayoría disponen limitaciones demasiado estrictas como para ser verdaderamente útiles.
No soy un abogado de lo gratis, muchos servicios y aplicaciones que uso las he contratado de pago. En el caso de facturación y contabilidad, probablemente sea una de esas cosas en las que queramos invertir.
Una vez dicho esto, he aquí los programas gratis para empresas que considero que hacen la facturación y la contabilidad más fácil.
3. Administración MGD, un veterano, solo para Windows
Teniendo en cuenta que es el sistema operativo que utiliza la mayoría que lee esto, comento sobre Administración MGD. Al mismo tiempo, es el programa que usaba cuando empezaba, hace ya tantos años, y sigue ahí. Indudablemente es algo de alabar.
Posibilita facturación y contabilidad gratuita e ilimitada de acuerdo a la normativa española.
4. FacturasCloud, facturación en la nube gratis
Si vive en el navegador la mayoría del tiempo y prefiere aplicaciones web, quizás quiera probar FacturasCloud.
Es el programa de facturación gratis que parece más generoso.
5. Contasimple, facturación y contabilidad gratis, si no haces demasiadas facturas
La tercera opción a resaltar es ContaSimple. Tiene un plan sin costes, aún cuando bastante limitado.
Sin embargo, para aquellos que hacen pocas facturas (50 máximo al año) a pocos clientes (10 máximo) por la venta de pocos productos (5 diferentes máximo), puede encajar bien.
BONUS
Tras haberlo probado todo, estas son las 20 aplicaciones necesarias que se utilizan en Recursos para Pymes. Para administrar clientes, marketing, proyectos, etc.
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Programas de marketing por correo electrónico
Da lo mismo que nuestra propuesta esté muy volcada en Internet, si no estamos empleando marketing por correo electrónico, estamos dejando de lado el medio más rentable factible.
¿Un mensaje instantáneo, prácticamente gratis y que tiene más efectividad que redes sociales, anuncios de pago por clic, etc? Es una locura no usarlo.
Aún cuando no vendamos nada por Internet, el marketing por correo electrónico es ideal para profundizar en la vinculación con los clientes y obtener que nos compren de nuevo.
Y, desde luego, usado como «correo electrónico en frío», el email es además es una magnífica herramienta para hallar nuevos clientes.
Es por ello que, deberíamos tener una lista (cumpliendo todas las normativas de protección de datos, etc, sobra decirlo) y usar una herramienta de marketing por correo electrónico.
Estas son las que he probado, disponen una generosa cuenta gratuita y los recomiendo.
6. Mailchimp, la aplicación líder de marketing por correo electrónico
¿Qué puedo decir? Mailchimp es la más conocida de estas aplicaciones y su cuenta gratuita es suficientemente generosa.
Sin coste hasta 2.000 contactos, indudablemente es líder por una razón y la primera que deberíamos probar.
7. Mailerlite, una buena alternativa a Mailchimp
Mailerlite es otra aplicación gratis para empresas de marketing por correo electrónico. Al menos gratis hasta una lista de 1.000 usuarios y un límite de envíos de 12.000 correos mensuales.
La probé en su día cuando hubo confusión sobre la normativa europea de Safe Harbour y aún la uso en alguna propuesta. Muy parecida en prestaciones a Mailchimp, siempre es bueno tener otra alternativa.
8. MailRelay, la aplicación de marketing por correo electrónico gratis más generosa
La clave para recomendar Mailrelay es que es la opción más generosa de programa gratis para marketing por correo electrónico. En realidad, ese plan sin costes posibilita administrar hasta 15.000 contactos y enviar hasta 75.000 emails al mes.
Hasta hace un tiempo, lo que me echaba para atrás en lo personal era su interfaz, tremendamente anticuado y, tan distinto a lo usual, que se hacía complicado y poco intuitivo.
Pero eso ha cambiado.
Por fin lo han modernizado, por lo tanto, un uso más sencillo, junto con un plan sin costes tan generoso, lo hacen ideal para aquellos con más contactos y que al mismo tiempo quieran ahorrar con programas gratis de marketing por correo electrónico.
Programas gratis de CRM
Ya dediqué todo un contenido a los 12 mejores CRM gratis que hay. Lo ideal para quien busca el más adecuado es leer el análisis que hice.
Sin embargo, de esas 12 opciones me voy a permanecer aquí con 3. No es debido a que piense que son las mejores en todos los casos, pero sí las 3 que mejor se van a adaptar a la mayoría y por donde recomiendo comenzar.
9. Hubspot CRM, el CRM gratis más generoso
Hubspot es una compañía líder de marketing que, para captar clientes, ofrece su CRM y sus aplicaciones online gratis. Puedes almacenar contactos, actividades, etc de manera ilimitada.
Al mismo tiempo, al ser tan generoso, es ampliamente usado, lo que lo ha hecho un estándar al momento de ser compatible con otros servicios y aplicaciones, como Gmail.
En definitiva, debería ser la primera opción a probar, a ver si encaja con nuestro modo de trabajo.
10. Streak CRM, para los que viven en Gmail
Si la mayoría de relaciones son por correo electrónico, y al mismo tiempo lo centralizas en Gmail como yo, entonces quizás Streak sea el programa gratis de CRM al que desees echar un vistazo.
Su versión gratuita posibilita tener las prestaciones básicas de CRM y alguna herramienta más, al mismo tiempo de los embudos de venta que precises, sin salir de la página de tu correo.
Es por ello que, si vives en Gmail para gran parte de tus relaciones con clientes, quizás Streak se adapte mejor que Hubspot. Otro punto a favor es que se integra con la aplicación teléfono celular de Gmail.
11. Zoho CRM, una alternativa a Hubspot CRM
Si Hubspot no acaba de encajar por cualquier motivo, y pretendes separar la administración del correo electrónico de la de los clientes, entonces diría que Zoho CRM es el programa gratis de administración de clientes que deberías probar a continuación en tu compañía.
Su plan es sin costes hasta para 3 usuarios y tiene las prestaciones básicas imprescindibles para cualquier pequeña y mediana compañía. Eso sí, la incorporación con el correo electrónico no es tan buena como las dos opciones anteriores.
La cuenta gratis la disponen un poco escondida. Ve aquí para seleccionar la versión gratuita más fácilmente y comparar qué características concretas tiene.
Programas gratis de administración de tareas
No negaré que, ya es 2019 y aún no he encontrado el programa de administración de tareas «perfecto». O al menos el que se adecue de tal manera que lo use constantemente y sin cambiar a otro.
Estos programas gratis para administrar tareas en nuestro negocio son ideales para freelancers y pequeñas empresas.
Aún cuando algunos son muy buenos en administración de proyectos más grandes, e inclusive colaboración con otras personas del equipo, no suelen tener tantas prestaciones en ese sentido como los programas específicos de administración de proyectos.
Dicho de otra forma, que para una mayoría que lee esto, los programas gratis de administración de tareas serán suficientes para su negocio. Pero si la administración de grandes proyectos es fundamental y manejamos equipos grandes, hay que dar un paso hacia la sección de programas gratis de administración de proyectos.
12. TickTick, el mejor en mi opinión
¿Qué puedo decir? Si hay un programa gratis de administración de tareas que se parezca a lo ideal (para mi manera de trabajar) es TickTick. Y puedo garantizar que los he probado todos.
En realidad soy culpable de haber procrastinado probando y probando nuevos programas gratis para empresas cuando salían. Supongo que es una manera de perder el tiempo que puedes justificar más fácilmente como «trabajo».
TickTick tiene un nombre olvidable, pero unas prestaciones muy buenas en su cuenta gratuita. Vas a poder administrar tareas, agruparlas por proyectos, poner recordatorios… Tiene aplicaciones web, para PC y teléfono celular…
En definitiva, aún cuando muchas de estas aplicaciones de administración de tareas son muy parecidas en prestaciones, me parece que TickTick es la que mejor las implementa.
13. Asana, el programa gratis de administración de tareas (y proyectos) con cientos de fans
Asana es un programa de administración de tareas, con una versión gratuita que satisfará las necesidades del 90% de empresas que lean esto.
Al mismo tiempo, tiene un montón de fans y es uno de esos programas que se han convertido en estándar y líder.
Personalmente lo he usado y estaba más que bien. Aún cuando no puedo decir que en mi caso fuera el más adecuado, o que me asombrara, reconozco que amigos, colegas y cientos de usuarios juran por él.
14. Wunderlist, el veterano que no falla
Wunderlist es todo un veterano de los programas gratis de administración de tareas, ahora es propiedad de Microsoft. Al mismo tiempo, se ha llevado una y otra vez premios a la mejor aplicación de administración de tareas.
Recuerdo usarla hace ya muchos años y volver de vez en cuando. Indudablemente, sigue teniendo ese aspecto visual tan característico y un montón de funcionalidades gratuitas excelentes. Por lo tanto, si por lo que sea las dos anteriores aplicaciones no acaban de convencer, no dude en probar Wunderlist.
15. Google Calendar, mi elección actual
No negaré que el Calendario de Google es lo que más uso actualmenteme, porque, en mi caso, la administración de tareas más efectiva viene dada por una administración alrededor de fechas y horas.
Bloqueo tiempo en el calendario y lo sigo. Al mismo tiempo de ese modo de administrar, de nuevo está la razón de que estoy bastante metido en el ecosistema de aplicaciones Google.
Eso no es ni mejor ni peor que estar en el de Microsoft o Apple, pero evidentemente hace que la incorporación con el resto de programas que uso, como Gmail, sea mejor.
Programas de administración de proyectos
En repetidas oportunidades, estos programas gratis de administración de proyectos en una compañía se encargan de manejar la perspectiva amplia de lo que hemos visto en el capítulo anterior.
Como los programas de administración de proyectos además gestionan tareas, en algunos casos pueden hacer irrelevante esos programas de antes.
Una vez dicho esto, he aquí los mejores programas de administración de proyectos para empresas gratis.
16. Trello. El líder indiscutible y un programa gratis que debería utilizar todo negocio
Indudablemente, Trello es de las mejores aplicación para administrar proyectos. En realidad, administrar proyectos es solo una de las cosas que puedes hacer, debido a que los usuarios de Trello (yo entre ellos) lo usamos para casi todo.
A través de un método al estilo kanban puedes administrar lo que sea, hay quien utiliza Trello como CRM y quien además lo utiliza para administrar el conocimiento o casi cualquier parte del negocio.
La capacidad de colaborar, añadir imágenes, archivos, comentarios, etc, al mismo tiempo de tener aplicaciones móviles para Android e iOS, lo hacen el mejor de los programas gratis para administrar proyectos y negocios. Su aplicación teléfono celular, por cierto, es excelente y te posibilita trabajar mejor de lo que parece.
17. Clickup. Excelente aplicación gratis de administración de proyectos
Clickup es uno de los descubrimientos más recientes que he hecho. Sirve para administrar proyectos y tareas de la manera que más te plazca, adaptándose a tu manera de trabajar.
Con vistas tradicionales de lista de tareas, calendario (integrado con el calendario de Google, lo cual es ideal en mi caso) y una vista de tablero kanban al estilo Trello, es muy recomendable.
Puedes poner metas, determinar un portfolio de lo importante, integrar con servicios como Dropbox o Google Drive…
Su cuenta gratuita posibilita 100 megas de almacenamiento, pero usuarios y proyectos ilimitados. Al mismo tiempo, además tiene aplicaciones de escritorio y teléfono celular para casi cada sistema operativo.
Programas para realizar un plan de negocio
No voy a engañar, no hay muchas opciones para hacer uno completamente gratis y que sea útil. En realidad, exactamente es por ello que en Recursos para Pymes hicimos uno y lo liberamos para todo el mundo.
18. E.S. Plan de Compañía, software gratis de plan de negocio
¿Qué podemos decir? Si hubiera habido muchas buenas opciones de software de plan de compañía gratis no habríamos tenido que hacer una propia para ayudar en el propio trabajo.
Pero tuvimos que hacerlo y el resultado es E.S. Plan de Compañía.
Al mismo tiempo, aporta un enfoque práctico basado en un método que funciona, según la experiencia de todos estos años.
100% sin costes, para Windows y Mac, es usado como programa de plan de compañía en universidades que enseñan con él, al mismo tiempo de que ha ayudado ya a cientos y cientos de emprendedores que lo han descargado gratis.
Programas de colaboración y administración de equipos
La comunicación entre equipos y miembros de la compañía… Ese reguero de emails, con copia a todo el mundo, esos documentos que están en un correo y en otro, pero no sabes cuál es la versión definitiva… Todo eso debería pertenecer al pasado y es lo que pretenden estos programas.
Si trabaja con más de una persona, úselos. En serio, inclusive con clientes. Es increíble lo útiles que resultan, permitiendo una conversación fluida, eliminando el ruido y esas versiones contradictorias de los hechos y los documentos.
Tristemente, el 99% de los clientes con los que trabajo todavía emplean el clásico: «Mándamelo en Word por correo electrónico».
En fin.
De veras que valen la pena, imagine un WhatsApp para empresas con capacidad de crear canales o grupos con los implicados y nada más, al mismo tiempo de poder hacer otros para noticias, anexar documentos…
19. Slack, el líder de los programas de comunicación para negocios
Slack es el rey de los programas gratis de comunicación y colaboración en tiempo real entre empresas y no es de extrañar. Olvidémonos de una vez de los odiosos emails con copia a veinte personas implicadas, que enseguida no sabes por dónde van debido a que todo el mundo contesta, pero no sabes ya a qué o quién lo está haciendo.
Slack es una aplicación gratis de comunicación y colaboración para empresas que, con su sistema de chats, canales para los distintos proyectos en los que meter a los que trabajan en ellos y bots para automatizar tareas, te permitirá una colaboración y comunicación fluidas.
Al mismo tiempo, cuenta con una excelente incorporación con la suite de Google, lo que posibilita que la colaboración documental además sea impecable.
20. Flock, una alternativa a Slack
Para los que no encajen fundamentalmente con Slack, pueden echar un vistazo a Flock.
Simplemente ofrece prestaciones muy similares, con una cuenta gratuita muy generosa, de hasta 10 gigas de almacenamiento y la oportunidad de buscar en los últimos 10.000 mensajes.
21. Tipi, comunicación empresarial sin necesidad de estar en línea todo el rato
Tipi es otro programa sin costes para empresas de este estilo, donde la comunicación es asíncrona.
Eso elimina uno de los inconvenientes de estas aplicaciones, la necesidad de estar siempre conectado, esa adicción a reaccionar y responder en el momento, que mata la productividad y, en repetidas oportunidades, no da la mejor respuesta.
Con Tipi tienes tiempo de pensarte bien esa respuesta y la comunicación sigue siendo clara.
Al mismo tiempo, además sirve como gestor de conocimiento de la compañía, un capítulo importante que además veremos.
Programas gratis de ofimática
Microsoft Office es la reina de la ofimática y no tiene pinta de que eso vaya a cambiar a corto plazo, la verdad.
Hay que reconocer que Excel es imbatible y Word y PowerPoint son un estándar. Pero hay excelentes programas gratis para la ofimática de los negocios, más allá del conocido Libre Office (una buena alternativa).
22. La suite ofimática de Google
Google Docs es el programa que suelo usar personalmente para documentos. ¿Por qué? Debido a que me posibilita colaborar mejor con clientes.
Indudablemente, las alternativas de colaboración de Google Docs son las más avanzadas y sencillas. Al mismo tiempo de eso, junto con las aplicaciones de hoja de cálculo y presentaciones conforma una suite sencilla, minimalista y agradable de utilizar.
23. OnlyOffice, una alternativa gratis a Microsoft Office muy parecida
Para los que no estén muy convencidos de utilizar Google Docs (aún cuando su funcionamiento offline es decente) existe OnlyOffice.
Simplemente es lo más parecido a Microsoft Office con respecto a interfaz y además cuenta con una excelente compatibilidad. OnlyOffice es un programa sin costes con versiones para los principales sistemas operativos.
Programas gratis de toma de notas
Las mejores ideas además generalmente son las más fugaces, es por ello que hay que atraparlas en el momento o se irán para siempre. Lo mismo ocurre con la necesidad de apuntar lo importante en una presentación o en el libro que estemos leyendo.
Es por ello que, me parece imprescindible que un negocio use aplicaciones de toma de notas. He aquí los programas gratis para empresas de este estilo que más me convencen.
24. Google Keep, mi elección personal
Google Keep es mi elección personal de programa gratis para toma de notas, cuando estas han de ser rápidas, como volcar ese pensamiento imprevisto que no pretendes que se te olvide.
Especialmente, es mi elección en el teléfono celular. Con soporte para notas de voz, listas de chequeo, imágenes, etiquetas e inclusive notas a mano si tenemos un lápiz para teléfono celular o tablet, Google Keep no es perfecta, pero una y otra vez es la que acabo utilizando.
25. Microsoft One Note, el programa gratis de toma de notas amado por cientos de usuarios
Personalmente, no he llegado a pillarle el punto, pero reconozco su poder y que se haya convertido en uno de los mejores programas gratis de toma de notas.
Sobre todo si utiliza el resto de la suite de Microsoft Office, con OneNote se va a hallar en casa. Legiones de fans juran por él y defienden que es el mejor.
En mi caso, no se adapta demasiado a mi forma de trabajo, pero entiendo que para muchos otros será justo lo que quieren, es por ello que merece estar en esta lista de los mejores programas gratuitos para empresas.
26. Dynalist, toma de notas y desarrollo de esquemas
Esta es una bestia de distinto categoría. Dynalist es una aplicación gratis que no solo nos va a permitir guardar ideas y notas, sino que es una herramienta que sirve para crear esquemas y desarrollar, de manera jerárquica y organizada, la idea que estamos anotandoo que hemos guardado antes.
Hacer esos esquemas nos posibilita trabajar de una manera intuitiva si tenemos que estructurar cualquier cosa: un reporte, una presentación, cualquier escrito o documento…
Puedes trabajar online desde la web o bien descargar sus programas gratuitos para cualquier sistema operativo, al mismo tiempo de que tiene aplicaciones móviles además gratis.
Programas gratis de administración del conocimiento
Vamos un paso más adelante de lo anterior. La administración del conocimiento es fundamental en cualquier negocio. El núcleo de mi propia actividad se resume en esas tres palabras, pero no solo es adecuado para un negocio como el mía.
Hoy día es clave en cualquier compañía, se dedique a lo que se dedique.
¿Qué directrices deben seguir los vendedores? ¿Cuál es el proceso de una devolución? ¿A quién acudir cuando surge una duda concreta? Todo ese conocimiento debe estar documentado y alcanzable en un mismo lugar para la gente que trabaja en la compañía. Al mismo tiempo, debe poder buscarse fácilmente.
Caso contrario comienza el baile de emails, confusión y comunicación ineficiente, donde uno hace una cosa debido a que alguien se lo dijo, pero después otra persona corrige diciendo que no es la manera estipulada de hacerlo.
¿Y cuál es esa?
Con un sistema de administración del conocimiento en la compañía puedes ir a mirar sin asomo de duda, esas preguntas ya no se hacen, ese tiempo ya no se pierde y los costes que acarrean las confusiones no se disponen.
27. Notejoy, mi elección personal
Esta es mi elección personal para toma de notas más extensas y, en general, administrar el conocimiento (desde contenidos propios hasta posts interesantes que encuentro y guardo en Notejoy para leer o trabajar posteriormente).
Su cuenta gratuita es lo bastante generosa como para que sirva en el día a día y, especialmente, agradezco su aplicación teléfono celular y su complemento para Chrome, a día de hoy, imprescindible para mí cuando estoy realizando tareas de investigación de temas.
Además es cierto que aproveché una oferta muy buena y uso su servicio de pago, pero es así porque me gustó. Me parece un programa gratis de administración del conocimiento muy interesante para profesionales y freelancers como yo.
28. Teamsight, un gran programa gratis que incluye comunicación empresarial
Otro programa sin costes que he probado para la administración del conocimiento de equipos y empresas es Teamsight.
Su cuenta gratuita posibilita hasta 3 miembros por «espacio de trabajo» (puedes crear varios espacios, a modo de ejemplo para marketing, gestión, etc) e infinitos equipos y notas, pero con un almacenaje de 5 gigas en total y 5 megas de tamaño máximo de los archivos que subas.
En definitiva, útil para microempresas y recomendado.
Otros programas gratis para empresas y negocios
Al mismo tiempo de contabilidad, facturación, clientes y demás, hay otros ámbitos del negocio en los que se hace indispensable un software que nos ayude.
Es por ello que, he aquí unos cuantos programas gratis para empresas adicionales, que nos ayudarán.
29. Rescuetime, controla en qué se va el tiempo verdaderamente
Siempre he dicho que la productividad personal es un conocimiento imprescindible para cualquier emprendedor. Y la realidad es que, la mayoría de días el tiempo pasa, no sabes dónde se ha ido y los proyectos importantes siguen sin dar un paso adelante.
Una de las principales medidas contra eso es controlar el tiempo. Debido a que en cuanto te descuidas, se ha ido más del que parece en redes sociales, correo electrónico, navegación sin rumbo por la red y similares.
Rescuetime es una aplicación que sirve para controlar, de manera automática, en qué empleamos las horas. Su cuenta gratuita es lo bastante adecuada para que sea útil y sus informes nos van a abrir los ojos a una realidad que no querremos aceptar. Perdemos mucho más tiempo del que pensamos en actividades de poco valor.
Sobre todo si somos autónomos o freelancers, vamos a querer controlar siempre ese tiempo, tanto para facturarlo adecuadamente como para no perderlo.
El primer paso para solucionar esto es ser conscientes de la realidad y con Rescuetime tendremos un aliado. Indudablemente, uno de los programas gratis para empresas más útiles que hay.
30. Clockify, cálculo del tiempo trabajado, gratis
Yendo un poco más allá, si realiza un servicio y cobra por tiempo, o básicamente quiere aprovecharlo mejor, requiere una aplicación de control de ese tiempo.
De entre todas las que he usado, Clockify es la que mejor me ha servido. Indudablemente, un excelente programa con cuenta gratuita generosa, para ver qué tiempo dedicamos precisamente a cada proyecto o trabajo.
31. FactorialHR, software gratis de Recursos Humanos
Si nuestro negocio tiene trabajadores, Factorial HR es una aplicación española para la administración de recursos humanos.
No incluye la realización de nóminas, pero sí otras cosas útiles como administración de vacaciones y ausencias, control horario (ahora que es obligatorio), administración documental, portal del empleado…
Y es 100% gratis para un número de trabajadores ilimitados. Indudablemente un buen descubrimiento.
32. Duplicati. Copias de seguridad de los datos del negocio
Si no tienes una copia de seguridad de tus datos, los de tus productos, clientes, etc, lo que tienes es un enorme problema.
Es por ello que, la mejor inversión que puede hacer una compañía es un software de backups y el mejor de los programas gratis para hacer copias de seguridad es Duplicati.
Puedes programar las copias para la hora y el día que quieras (si no está el PC encendido y pasa la hora, la hace en cuanto se enciende), decir dónde se van a almacenar (puede ser en local, en la nube u otra instancia remota)…
De todos modos, puedes restaurar las copias en caso de desastre y, en general, tiene todas las alternativas, un interfaz intuitivo y está para Windows, Mac y Linux.
No se le puede pedir más y es por ello que es uno de los mejores programas gratuitos para empresas.
(*35*)33. Google Drive, programa gratis para trabajar en la nube
No, tener una copia de los archivos en la nube y sincronizar de forma automática los cambios no es lo mismo que tener un software de copia de seguridad. Para ello último recomiendo Google Drive.
Los programas que posibilitan tener los archivos sincronizados en la nube son ideales para empresas debido a que puedes trabajar desde donde quieras. Si dispones de una conexión a Internet, puedes ingresar a tus archivos desde teléfono celular, tablet u PC. Puedes hacer cambios y estos se sincronizan en la nube.
De esa manera, cuando llegas a la oficina y enciendes en PC, este además se sincroniza y puedes seguir por donde lo dejaste.
Pero si eliminas accidentalmente una carpeta o varias, esos cambios se sincronizan y extienden a todos tus dispositivos. De esa manera te quedas sin archivos. Es por ello que hay que tener un programa (gratis o no) de copia de seguridad, al mismo tiempo de un programa de sincronización de archivos en la nube.
De todas las alternativas gratuitas, Dropbox es la que mejor integrada está y la que mejor funciona, pero es muy restrictiva: 2 gigas gratis de espacio y solo puedes instalar en 3 dispositivos diferentes.
Si eso encaja en su caso, Dropbox resultará más fiable, en mi experiencia, que Google Drive.
Pero teniendo en cuenta todo, el mejor programa gratis de sincronización de archivos en la nube va para Google Drive. Con un cliente de escritorio que funciona «bien» (pero no tiene versión Linux) sus generosos 15 gigas gratis y el respaldo de Google lo hacen mi elección personal.
34. Airtable. ¿La próxima evolución del Excel?
Airtable es un excelente programa gratis para empresas que es difícil de establecer puesto que, como Trello, sus usuarios lo usamos para prácticamente todo.
Y es que en principio Airtable parece servir como una especie de evolución de Excel en cuyas tablas puedes almacenar los datos que precises, pero exactamente esa flexibilidad es lo que lo hace tan útil.
Hay quien lo utiliza como CRM guardando datos de clientes, acciones, etc. Hay quien lo utiliza para administrar proyectos, almacenar información y además como sustituto de ese Excel.
Olvide las viejas tablas, Airtable es la mejora definitiva. Difícil de aclarar en tan pocos párrafos, pero muy recomendable. De veras.
35. Bonus: HabitBull, un programa para controlar y trabajar tus buenos hábitos
Los resultados en el negocio van a depender mucho de nuestra productividad personal y esta va a depender casi siempre de nuestros hábitos.
Hábitos positivos, como contactar con gente nueva todos los días, trabajar en los proyectos importantes y no distraernos con redes sociales, emails a ninguna parte y otras pérdidas de tiempo, etc.
Una gran parte de los hábitos son inconscientes y, es por ello que, para formar nuevos, debemos hacerlos conscientes, controlarlos hasta que se hagan fuertes y funcionen por sí solos, como el de lavarse los dientes.
Para esa fase de creación de hábitos positivos recomiendo una aplicación gratuita de control de hábitos llamada Habitbull. La podemos llevar en el bolsillo, puesto que es gratis para Android y para iOS.
Decida los buenos hábitos que quiere incorporar y controle la evolución con la app. Siendo conscientes de ellos, crecerán y se harán fuertes. Igual que los resultados de nuestra compañía.
Por lo tanto aquí están, nada menos que 35 programas gratis para empresas, útiles de verdad y que nos van a ayudar a obtener mejores resultados.
Por lo visto, no tiene que usarlos todos, pero de veras que, haciendo caso a esta lista, uno puede tener un enorme arsenal de programas gratis para su compañía, verdaderamente eficientes, que hacen la vida más sencilla.
Al fin y al cabo, me he pasado más tiempo del que debería probando y probando cada herramienta bajo el sol.
BONUS
Tras haberlo probado todo, estas son las 20 aplicaciones necesarias que se utilizan en Recursos para Pymes. Para administrar clientes, marketing, proyectos, etc.
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