Creo que me he leído en estos años casi todo lo que se ha escrito sobre gestión del tiempo. Al fin y al cabo, es lo más valioso que tenemos y siempre me ha parecido importante aprovechar el recurso más preciado.
Lo cierto es que, como suele suceder, la gran mayoría de técnicas y sistemas de gestión del tiempo que se enseñan no funcionan. No obstante, sí hay unas cuantas que lo hacen.
Cualquier técnica o sistema complicado de gestión del tiempo, o de cualquier otra cosa, está condenado a fracasar. Es por ello que, lo que funciona siempre es sencillo de entender y fácil de aplicar.
Así que no es necesario que usted además lea los miles de libros sobre gestión del tiempo, o se gaste el dinero en el buen puñado de seminarios que hay por ahí. Estas son las 20 técnicas de gestión del tiempo mś efectivas.
Detalle interesante, de hecho, no se trata de gestión del tiempo. El tiempo es el que es y no podemos realizar nada para tener más, es una cuestión de administrar nuestra energía y motivación, y eso es lo primero que tenemos que comprender.
1. Entender la verdadera naturaleza de la gestión del tiempo
Lo llamamos gestión del tiempo, pero de hecho se trata de gestión de energía. Tiempo tenemos todos el mismo, hay 24 horas y no vamos a poder sumar un segundo más. La cuestión es qué hacemos con esas horas y todo va a depender de la energía que tengamos.
Si no podemos salir de la cama, estamos ante el PC con ojeras, el estrés nos come y la motivación está por los suelos, no importa que tengamos días de 50 horas, los vamos a perder igualmente.
Es por ello que, la mayoría de técnicas de gestión del tiempo que sí funcionan contribuyen a hacer una buena gestión de nuestra energía personal.
Repletos de ella y motivados, podemos realizar mucho más de lo que pensamos en una hora. Sin ese cuidado de la energía, no importa el tiempo que se nos dé, lo perderemos distraídos en redes sociales, u ocupados en esas tareas de escaso valor que nos roban el tiempo y la moral.
2. Hacer una sola cosa al mismo tiempo
Si ha seguido como mínimo Recursos para Pymes, ya sabrá que la multitarea mata a la productividad y la gestión del tiempo. Nuestro cerebro no está fabricado para hacer dos cosas al mismo tiempo, aún cuando nos parezca que sí. Es una ilusión, lo que hace en esos momentos es cambiar constantemente de una tarea a otra cuando estamos con dos al mismo tiempo, y eso resulta agotador y un trabajo mediocre.
Es por ello que, la técnica de productividad y gestión del tiempo más efectiva es siempre dedicarnos a una sola tarea y no dejarla hasta que hayamos finalizado.
Decididamente, muchas tareas serán demasiado extensas como para hacerlas de una vez. Para eso, además tendremos técnica de gestión del tiempo.
3. Quitar todas las distracciones posibles
Probablemente, hoy día esta es la técnica más importante de gestión de tiempo y productividad. Vivimos en la era de la economía de la atención. Es lo más valioso y por lo que pugnan todos: televisiones, redes, móviles… Sobre todo este último es un arma de distracción masiva terrible.
Es por ello que, si deseamos dedicarnos solamente a una tarea, que esta sea la importante y que la terminemos, debemos quitar todo rastro de distracciones.
Personalmente, tengo el smartphone en otro lugar cuando trabajo y, en general, siempre en silencio. Eso me posibilita ignorar las notificaciones y de esta manera miro yo el smartphone cuando quiero y no cuando él hace sonar la campanita para que me comporte como un perro de Pavlov.
La batalla contra el teléfono smartphone es cada vez más difícil. Hay una enorme cantidad de dinero, expertos e ingeniería del comportamiento aplicados en ese cacharro que sabe cómo atraernos hacia él y utiliza todos los trucos sucios para esto.
Es por ello que, lo mejor es no tener que luchar contra esa tentación debido a que vamos a perder. Así que, básicamente, lo quitamos de en medio y sin tentación no hay distracción.
De la misma forma, no tenemos notificaciones en el PC, cerramos la puerta si es que trabajamos con más gente o, en caso de que no podamos hacerlo, pedimos por favor que nadie nos interrumpa hasta una determinada hora si no es muy urgente.
4. «Comerse la rana» lo primero en la mañana
Curiosamente, una de las técnicas de gestión del tiempo que funcionan es una de las primeras que aprendí. Nada menos que de un libro del legendario Brian Tracy que se llama exactamente de esa manera, Cómete la rana.
La técnica es sencilla y se trata de realizar primero la tarea más importante. Algunos dicen la tarea más difícil, de ahí lo de tragarse la rana, debido a que si haces eso lo primero en la mañana, lo que te quede en el listado siempre te resultará más sencillo y parecerá un camino cuesta abajo.
No obstante, no tiene sentido guiarse por lo que es difícil si esto no es además lo más importante. A veces coincidirá y a veces no. La cuestión para entender qué tarea es la primera que debemos hacer es sencilla. Basta con responder a esta pregunta:
¿Qué tarea de las que tengo pendientes traería más beneficio a mi negocio?
Esa es la que tenemos que poner la primera en nuestra lista (veremos cómo hacer una lista adecuada) y debemos comenzar con ella, sin excusas y sin peros…
5. Planificar el ocio para una gestión del tiempo óptima
Una de las técnicas de gestión del tiempo más sorprendentes es la de planificar en nuestro calendario las horas de ocio y lo que haremos en ellas.
Tiempo para leer, para pasear, ir al cine, estar con la familia o permanecer con los amigos… No recuerdo de quién lo leí por primera vez (de veras que han sido tantos libros ya…) pero me pareció curioso y muy efectivo.
Lo que haces aquí es planificar tu descanso y tu ocio y, alrededor de él, ya construyes el resto del trabajo en el calendario. Y desde luego, respetamos ese ocio.
Esta técnica funciona debido a que, como ya hemos dicho, la gestión del tiempo es, de hecho, una gestión de energía. ¿Cómo obtienes esa energía y tienes el depósito lleno? Descansando, desconectando y dedicándote al ocio.
Con esta técnica, damos a ese ocio la relevancia y el tiempo que le corresponde, de manera que nos aseguramos tener suficiente combustible. En serio, algunos de los emprendedores más exitosos utilizan esta técnica, debido a que comprenden la verdadera naturaleza de la gestión del tiempo.
6. La técnica Pomodoro
La técnica Pomodoro es una aplicación del timeboxing, dicho de otra forma, de ponernos un tiempo limitado de trabajo para, a continuación, tomarnos otro tiempo delimitado de descanso.
Aplicarla la técnica Pomodoro es muy fácil:
- Elegimos la tarea a trabajar.
- Nos ponemos en el reloj un aviso dentro de 25 minutos.
- Trabajamos sin distracciones hasta que nos suene el aviso.
- Descansamos durante un intervalo de 5 minutos.
- Repetimos otro intervalo de trabajo de 25 minutos.
- Tras 4 pomodoros de 25 minutos, realizamos una pausa más larga de 20 minutos.
Para facilitar la tarea hay multitud de aplicaciones Pomodoro que podemos instalar, a modo de ejemplo, en nuestro teléfono (que al menos nos sirva de algo ya que nos va a distraer la mayor parte del tiempo).
Si tiene un smartphone con Android, esta está muy bien. Si tiene un iPhone, me gusta personalmente esta.
Como verá, son fáciles y hacen bien una única cosa, siguiendo los preceptos de gestión de tiempo y productividad que estamos viendo aquí. Hay aplicaciones Pomodoro que quieren ir más allá y, al mismo tiempo de temporizador, ofrecen listas de tareas y otras prestaciones. Personalmente, usaría solamente el temporizador y ya está. No generalmente son buenas en todo y veremos el tema de qué aplicación de gestión de tiempo me ha resultado más efectiva todos estos años.
7. Descanso consciente
Voy a ser pesado una vez más. La gestión del tiempo es una gestión de energía y para llenar el depósito necesitamos descanso. Eso significa descanso consciente en esas pausas que nos tomamos.
De hecho, la clave de la productividad está en trabajar duro en los momentos destinados para esto y descansar todavía más duro en esos otros momentos. Debido a que de la calidad del descanso va a depender la calidad de nuestro trabajo.
Descanso consciente significa que nos levantamos del puesto de trabajo, caminamos un poco, nos tumbamos o inclusive cerramos los ojos un momento y nos dejamos llevar. Si nos echamos una siesta de cinco o diez minutos, eso sería inclusive lo ideal. Si tenemos un temporizador que nos avisa, nos podemos despreocupar de que se nos vaya de las manos.
Pero ¿qué hacemos verdaderamente con los descansos? Como no acabamos de comprender la necesidad del descanso consciente, los usamos para echar un vistazo a los correos, a Internet, a las redes sociales o a cualquier otra cosa del dichoso teléfono. Y eso no desconecta nuestra mente, sino que absorbe más de nuestra valiosa energía, casi siempre vampirizada por cosas irrelevantes que no acaban aportando ningún valor.
Leer (un libro, mejor si es de ficción) está permitido debido a que inclusive se ha demostrado que es lo que más reduce el estrés. Pero comencemos a tratar el descanso como lo que es, algo sagrado a lo que debemos dedicarnos de manera consciente.
8. El listado de tareas adecuada
Hay muchas maneras de hacer una lista de tareas, pero solo una que funciona a la hora de la gestión del tiempo. Nuestra lista debe ser:
- Muy breve. Estoy hablando de 3 cosas importantes (no es broma) o, como mucho, 5. Pero ya me estoy pasando.
- Ordenada por relevancia. Realizando la pregunta que ya hemos visto sobre cuál es la tarea que más beneficio da a nuestro negocio.
- Que sea una lista de resultados a conseguir y no una simple «lista de cosas». Este es un fallo usual. No pongo en mi lista: «Escribir reporte», así, de manera difusa, sino «Escribir 2 páginas del reporte». Algo concreto que me permita saber cuándo he finalizado la tarea y obtenido el resultado exacto que quiero obtener.
Regularmente, hago esa lista inclusive en papel. Posteriormente, para otras tareas como responder a tal o cual correo, acordarme de la reunión, etc, uso lo siguiente.
9. Utilizar una aplicación de calendario para nuestra gestión del tiempo
Además soy culpable de utilizar cada aplicación de gestión de tareas que se ha creado. Todas siguen el mismo patrón:
- Aseguran que, esta vez sí, son la aplicación definitiva que vas a utilizar de forma definitiva.
- Empiezas con ilusión y tardas un montón en trasladar datos de la antigua aplicación a la nueva app.
- La empiezas a utilizar un día o dos, no parece que esté mal.
- Te empiezas a descolgar al tercer día, ya que parece dar más trabajo del que quita, como pasa con todas.
- Al sexto día te preguntas cuál de todas las aplicaciones usabas.
- Abandonas, teniendo un montón de información fragmentada en varias aplicaciones, al mismo tiempo de haber empleado valioso tiempo para nada.
- Sale una aplicación de gestión de tiempo y tareas nueva que comienza el ciclo desde el punto 1.
Personalmente, me he olvidado ya de eso.
Lo mejor (que no lo ideal, debido a que eso no existe ni lo hará) es utilizar una aplicación de Calendario. Personalmente, uso el calendario de Google. Siempre sincronizado, disponible desde cualquier dispositivo, me recuerda todo lo esencial y me sirve para guardar lo que no debo olvidar y aplicar técnicas como la de la gestión del tiempo libre.
10. Cuidar las «horas de oro»
Resulta que es verdad eso de que todos tenemos las mismas horas, pero no todas esas horas son iguales. Hay unas mucho más valiosas que otras. ¿Cuáles?
La ciencia ha demostrado que somos más productivos y creativos en las primeras horas de la mañana. Es por ello que, hace falta guardar celosamente esas horas y bloquearlas para dedicarlas a las tareas más importantes.
Debemos considerar esas horas como nuestra «horas de oro». El oro es lo más valioso y todo el mundo lo quiere. Es por ello que, si caemos en la trampa del smartphone, veremos los correos, los mensajes o esa cosa chistosa en las redes sociales, que nos va a acabar desperdiciando otra hora más.
No debemos entregar nuestro oro a nadie, excepto a lo más valioso, a lo que más vaya a adelantar nuestros propios proyectos.
O trabajamos en dar un paso adelante nuestra agenda, o trabajamos en dar un paso adelante la de los demás.
11. La gestión por lotes de lo menos importante
Hablamos de tareas importantes y «horas doradas» en nuestra gestión del tiempo, pero esto es la vida real. Y está hecha de otras personas, con sus emails, llamadas, facturas, obligaciones administrativas, pequeñas tareas indispensables y demás… Y eso además hay que hacerlo.
Inclusive cuando deleguemos aquello en lo que no seamos expertos, como los impuestos, a modo de ejemplo, no sé puede quitar del todo a los demás ni a las pequeñas tareas de bajo valor que no podemos esquivar.
Pero se los puede administrar en lotes y a la hora adecuada.
Eso significa que, cuando ya hemos hecho esas 3 tareas importantes del día, comenzamos a contestar correos o hacer llamadas por lotes. En vez de estar parando para contestar un correo electrónico, nos ponemos a una hora determinada (a modo de ejemplo, las 12 del mediodía) a contestar todos.
Si hace falta, ponemos un aviso de respuesta automática diciendo cuándo pueden esperar nuestra respuesta, de manera que no se queden con la incertidumbre.
Las tareas indispensables pero no vitales, siempre posteriormente de las importantes y por lotes.
12. Realizar alguna actividad física
Personalmente, trabajo demasiado tiempo sentado ante un PC. Lo cual influye negativamente en la productividad debido a que la cantidad de energía que uno tiene está muy relacionada con la actividad física que realiza.
Es por ello que, no solo es esencial realizar esa actividad física muchas veces y ponerse en forma (lo que nos dará un depósito de energía más grande), sino además incluirla en nuestro día a día.
Levantarnos y caminar en los descansos, estirar un poco e inclusive realizar una pequeña actividad física que haga correr la sangre de nuevo en esos minutos entre tareas es un ejemplo.
Caminar es, de hecho, una de las mejores cosas que podemos realizar, no solo para llenarnos de energía, sino además para solucionar problemas, ser más creativos, disminuir nuestro estrés y, literalmente, ser más felices.
Y no es lo típico que se dice debido a que suena bien, sino debido a que lo ha demostrado la ciencia.
13. Saber decir que no
¿Cómo tener más tiempo para lo importante? Sabiendo decir que no a los demás. Es así de sencillo y, al mismo tiempo, así de complicado, porque se trata de una de las cosas más difíciles de llevar a la práctica.
Al principio, en mi caso personal, lo cierto es que la incapacidad para decir que no era casi patológica. Pero es una manera instantánea de liberar más tiempo.
Lea este contenido si quiere aprender cómo decir que no de manera más efectiva.
14. La norma de los 2 minutos
Cuando empecé en esto, el sistema GTD de David Allen hacía furor (imagine los años que hace ya). Como casi todos los sistemas de productividad, al final, en vez de liberarte de trabajo, añaden.
Sistemas tan detallados y rígidos como GTD son fundamentalmente culpables de esto. Pero es cierto que tenía 2 puntos que todavía se me han quedado y aplico tantos años posteriormente. Decididamente, son sus 2 puntos más sencillos de llevar a la práctica y recordar, una muestra de que las únicas técnicas que verdaderamente funcionan siempre son así.
La norma de los 2 minutos dice que:
«Si nos encontramos con una tarea que podemos solucionar en 2 minutos o menos, la hacemos en ese instante».
No la ponemos para posteriormente y no la planificamos. Contestamos a ese mensaje con un sí o un no, damos el visto bueno, resolvemos la duda breve o lo que sea… y seguimos con lo importante.
15. La norma de tocar «el papel» una sola vez
La otra técnica de gestión del tiempo que se me quedó del sistema GTD es la de que «tocamos el papel (la tarea) una sola vez». Dicho de otra forma, cuando la encontramos por primera vez la hacemos si alcanza la norma de los 2 minutos, la planificamos para un momento determinado en el calendario si ahora no es el momento (o no es la más importante), la delegamos a otro o, básicamente, aprendemos a decir que no y la desechamos.
Pero no estamos cogiendo el papel, agonizando sobre ello, dejándolo para más tarde, cogiéndolo de nuevo y pensando, agonizando sobre ello, etc, etc. Con eso, no resolvemos nada y la tarea se queda en segundo plano, absorbiendo nuestra energía y motivación.
16. Tener un sitio dedicado al trabajo que podamos aislar
Nos suele ocurrir a los que somos emprendedores y al mismo tiempo trabajamos casi siempre a distancia. Que lo hacemos en cualquier parte, que nos tiramos en el sofá con el portátil cuando estamos en casa…
Eso da una sensación de precariedad y de que no tenemos un «trabajo real». Es por ello que, lo más productivo es tener un espacio dedicado aparte. Puede ser una oficina en casa, de manera que cuando entramos ahí se trabaja y nada más.
Ese rincón lo mantenemos limpio, profesional, ajeno a otras cosas, con oportunidad de aislarlo del exterior (con una puerta o inclusive unos auriculares si es que no disponemos más que de un rincón).
Gran parte de la gestión del tiempo y la productividad son una cuestión de hábito. Tener un espacio dedicado es un «gatillo» contextual que ayuda a disparar ese hábito de trabajo. Todos los profesionales han tenido siempre un espacio dedicado, lo han construido debido a que consideran que su trabajo es esencial y merece un pequeño templo.
17. La contrarreloj
Las mejores técnicas de productividad para mí son las de «productividad forzada». Dicho de otra forma, aquellas que ponen un poco de estrés (positivo) a la realización de dicha tarea.
Una de ellas, que puede sonar algo tonta, pero es efectiva para personalidades como la mía (tendentes a la rigidez), es la de calcular cuánto tiempo nos va a llevar una tarea (digamos que 10 minutos) y ponernos un cronómetro con un minuto menos de lo que que hemos pensado (en este ejemplo, 9 minutos).
El desafío está en terminar la tarea antes de que el reloj termine su cuenta atrás. Parece un juego, y estaría bien que nos lo tomáramos así (la gamificación de las tareas no está mal). Nos incentivará con esa punzada de estrés positivo que a veces nos falta a la hora de hacer las cosas.
Aún cuando no lo parezca, la mayoría de gente hace su mejor trabajo cuando siente un poco de presión.
Es pura naturaleza humana, cuando termina el plazo de hacienda o tu jefe te ha pedido el reporte en una hora, te pones con ello sí o sí. Esa clase de incentivo no lo vamos a tener siempre, fundamentalmente si trabajamos para nosotros mismos, pero podemos intentar emular la parte positiva que funciona.
18. Dividir las tareas grandes
Si las distracciones son el gran enemigo de nuestra gestión del tiempo hoy, el segundo más importante es la procrastinación, o ese eterno dejar para posteriormente algo.
Ir posponiendo una tarea solo sirve para que se quede en segundo plano vampirizando nuestra energía y motivación.
Dividir las tareas grandes en pequeñas tareas es la técnica que se ha demostrado más efectiva para enfrentar la procrastinación.
Así, si dentro de nuestra pequeña lista de 3 tareas importantes tenemos una grande, como a modo de ejemplo acabar un reporte de varias páginas que sabemos que nos va a llevar tiempo y esfuerzo, partimos ese elefante en pedazos pequeños.
Así, en vez de escribir todo del tirón, nos ponemos como tarea poner el título y los dos primeros párrafos de introducción. Posteriormente podemos poner otra tarea que sea especificar los distintos puntos que tendrá el reporte, componiendo el esqueleto del mismo. Posteriormente, nuestra siguiente tarea puede ser realizar uno de esos puntos, o dos.
Dicho de otra forma, que vamos convirtiendo una tarea grande y difusa en muchas pequeñas tareas manejables y concretas. Así, no solo disminuiremos la procrastinación, sino que iremos teniendo sensación de logro y avance al completar muchos pequeños hitos.
19. Abandonar
¿Eso de que los ganadores nunca abandonan? Puro mito. Los mejores abandonan todo el rato y, si deseamos una gestión del tiempo óptima, nosotros debemos conocer cuándo abandonar además.
Abandonar es decirnos que no a nosotros mismos, y eso nos sabe mal por partida doble. Tenemos que decir que no y al mismo tiempo recibir un no.
Pero habitualmente hay proyectos que no van a ninguna parte, que no salen y que solo nos van a robar cada vez más tiempo. Así que hemos de liberarlo para lo importante. Para no equivocarnos a la hora de saber cuándo abandonar algo o cuándo no, lea el contenido enlazado más arriba.
20. Hacer algo que nos guste
No se puede hacer algo que odias todo el tiempo. Frecuentemente nos venden las tonterías de la pasión y la libertad a la hora de emprender como si fueran lo único importante, pero su lugar no es lo primero en la fila.
No obstante, una cosa es cierta, hacer todo el tiempo algo que no nos motiva para nada y ni siquiera nos gusta, además es el camino más rápido para acabar quemados.
Así que no estoy diciendo que haya que seguir nuestra pasión, pero nuestro trabajo o negocio debe gustarnos, al menos un poco. Si no, ¿para qué molestarnos siquiera? No solo nunca seremos productivos en algo que nos amarga, es que tampoco nos esforzaremos por hacerlo lo mejor factible o tratar a los clientes como se merecen.
Es por ello que, para una gestión de tiempo adecuada, no podemos tener la sensación de que lo estamos desperdiciando en algo que nos va marchitando por dentro. No solo es que no haremos nada, es que nos hará miserables cada minuto.
Así que aquí están. Si me preguntaran cuáles son las técnicas de gestión de tiempo que mejor funcionan, esto es lo que respondería.
