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Power BI y SharePoint: terribles juntos

Hasta hace poco, no había dedicado mucho tiempo a crear soluciones de informes de Power BI que SharePoint Online como fuente de datos (Este artículo se refiere específicamente a SharePoint Online, pero estoy seguro de que la experiencia es la misma con SharePoint local). Durante el último mes he estado trabajando con algunos clientes que utilizan SharePoint para el almacenamiento de archivos de origen en bibliotecas de documentos. A primera vista, parece una gran idea aprovechar SharePoint como una ubicación de almacenamiento para archivos CSV y Excel.

  • Todo el mundo tiene fácil acceso a los archivos para editarlos y almacenarlos.
  • SharePoint gestiona el control de versiones, check in, check out, etc.
  • SharePoint puede facilitar la edición compartida de archivos
  • Puede crear un informe de Power BI que se actualizará en línea sin la necesidad de instalar una puerta de enlace.

Desafortunadamente, a pesar de los beneficios, la experiencia no es excelente. El rendimiento de Power BI con SharePoint como fuente de datos es simplemente terrible. En última instancia, los problemas se reducen al rendimiento en 2 áreas.

Problema 1: Velocidad de actualización

En primer lugar, está el rendimiento de actualización. SharePoint tiene una API de OData que no es muy eficaz (en realidad, lo mismo ocurre con la mayoría de las API de OData). Cuando intente actualizar en SharePoint, encontrará que la actualización será lenta. Eso no significa que no sea viable, porque la actualización ocurre en segundo plano, después de todo. En mi experiencia práctica y de pruebas, el rendimiento de la actualización de SharePoint disminuye rápidamente tan pronto como crea una serie de subcarpetas en una biblioteca de documentos. Dicho de otra manera, si tiene sus archivos en la carpeta principal de su biblioteca de documentos, el rendimiento no es tan malo, pero tan pronto como crea algunas ramas de subcarpetas, el rendimiento disminuye rápidamente. Un workbook de Power BI con varias fuentes parece tardar entre 4 y 5 veces más en actualizarse en comparación con el mismo libro que apunta a un servidor de archivos.

Problema 2: Velocidad de edición / mantenimiento de consultas

Este segundo problema es mucho más importante que el primero. Cuando tiene muchas conexiones de SharePoint en su archivo PBIX, la experiencia de edición de consultas es lamentable. Power Query tiene algunos trucos para mejorar la experiencia, como mantener una copia en caché de los datos con fines de vista previa. A pesar de esto, he descubierto que la edición de consultas conectadas a SharePoint es tan lento que es literalmente impracticable en comparación con el trabajo con archivos locales en su PC.

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En realidad, hay una configuración en Power Query que puede modificar y que puede mejorar un poco la situación.

Vaya a Archivo Opciones y configuración Opciones

Vaya a la carga de datos del archivo actual (1 a continuación) y desactive los datos en segundo plano (2 a continuación).

Definitivamente vale la pena hacerlo, pero en mi experiencia, no resolvió el problema de rendimiento de SharePoint. Perdí tanto tiempo tratando de crear consultas con conexiones a SharePoint que simplemente tuve que encontrar otra forma.

Sincronizar archivos locales en su lugar

La mejor alternativa que se me ocurrió es sincronizar los archivos de SharePoint a un servidor de archivos usando OneDrive.

  1. Use OneDrive para sincronizar una copia de los archivos de SharePoint en un servidor de archivos al que se puede acceder a través de una puerta de enlace. Este puede ser el mismo servidor utilizado para su puerta de enlace o un servidor de archivos en la red.
  2. OneDrive mantiene una copia local en el servidor de archivos sincronizada con SharePoint.
  3. Cargue los archivos desde la PC local en lugar de desde SharePoint.

Esta es la mejor opción pero viene con algunos problemas nuevos.

  • Uno de los beneficios de almacenar sus archivos en SharePoint Online es que no necesita ninguna puerta de enlace. Si adopta este enfoque, es posible que deba organizar la instalación de una puerta de enlace.
  • Si replica los archivos en la máquina de puerta de enlace, probablemente necesitará tener una ubicación de archivo diferente en su PC para el desarrollo y luego cambiar la ruta del archivo cuando lo implemente.
  • En tercer lugar, existe un problema (si no un error) en el que no puede conectar Power Query a la carpeta raíz de una carpeta OneDrive sincronizada desde SharePoint.

por ejemplo, si sincroniza SharePoint con su PC como

C: Users R Marketing R Marketing Pty Ltd R Marketing Pty Ltd Team Site – Documentos

puede conectar Power Query a
C: Users R Marketing R Marketing Pty Ltd R Marketing Pty Ltd Team Site – Documentos Subcarpeta

pero no puedes conectarte a
C: Users R Marketing R Marketing Pty Ltd R Marketing Pty Ltd Team Site – Documentos

Solo tenlo en cuenta: perdí una hora más o menos tratando de descubrir por qué no funcionaba.

También tenga en cuenta: si los archivos se van a almacenar en un servidor de archivos, debe utilizar la ruta de red completa a los archivos, no la versión de la unidad asignada. Por ejemplo, algo como \ servidor de archivos departamento nombre de carpeta en lugar de n: departamento nombre de carpeta

Hay otra manera

Hay otra forma de resolver el problema de SharePoint. Ese es un tema más amplio y lo cubriré la próxima semana. Por ahora, solo quería asegurarte que “no eres solo tú”.

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