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Power BI

Extraer datos tabulares del servicio Power BI a Excel

Nivel: intermedio

Actualizado: 10 nov 2020

Escribí este artículo por primera vez sobre cómo obtener datos tabulares del servicio Power BI en Excel en enero de 2017. Los beneficios de extraer datos tabulares siguen siendo los mismos que en ese entonces, sin embargo, el proceso de extracción de datos tabulares ha cambiado. Esta actualización de hoy vuelve a presentar el concepto y muestra el proceso actual para completar la tarea.

¿Qué problema resuelve esto?

Supongamos que desea obtener una tabla de datos de su modelo de datos, por ejemplo, una lista imprimible de clientes con sus ventas anuales hasta la fecha. Digamos que hay 50.000 clientes. ¿Cómo haces esto?

  • Puede crear un objeto visual de tabla en Power BI, pero no puede imprimirlo desde Power BI.
  • No puede exportarlo a Excel porque hay un límite de 30.000 filas. Además, hacerlo significará que los datos se volverán obsoletos.
  • Puede utilizar informes paginados, pero esa es una función premium; además, es un área completamente nueva para muchas personas.
  • El análisis estándar en Excel solo puede ver los datos en Excel a través de una tabla dinámica, no una tabla de registros. “Puede” funcionar, pero es torpe (en mi opinión).
  • Puede descargar el archivo de Power BI Desktop a su PC y usar DAX Studio, pero debe descargar el modelo completo solo para obtener los registros que desea.

Crear una tabla de Excel conectada a Power BI

Esta técnica le permite escribir una consulta DAX y ejecutarla desde una tabla de libro de Excel con una conexión en vivo a un conjunto de datos de Power BI en línea. El ejemplo que voy a usar en este artículo es crear la siguiente tabla de Productos por color con las ventas totales de cada color. Estoy usando esto como una demostración para mostrarte cómo hacerlo. Si realmente quisiera construir esta tabla, francamente solo usaría una tabla dinámica. Pero es el concepto lo que quiero mostrar, no el resultado.

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Los pasos para completar este proceso son.

  1. Cree la conexión a su fuente de datos PowerBI.com
  2. Crea una tabla que se vincule a la fuente
  3. Escriba la consulta DAX que le da la tabla que desea

Aquí hay un recorrido.

Cree un enlace a PowerBI.com

Hay varias formas de hacerlo. Puede usar Analizar en Excel para crear el enlace a partir de PowerBI.com.

  • Seleccione el conjunto de datos del servicio Power BI
  • Haga clic en el menú adicional
  • Seleccione Analizar en Excel

La otra forma es comenzar desde Excel.

Puede conectarse directamente a un conjunto de datos de Power BI desde Excel. Comience con un nuevo archivo de Excel, vaya al menú de datos y haga clic en Obtener datos (# 1 a continuación). Luego, seleccione Desde Power BI (# 2 a continuación).

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Vaya a Conjuntos de datos de Power BI (n. ° 1 a continuación) y luego seleccione el conjunto de datos que desea usar (n. ° 2 a continuación).

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El modelo de datos de Power BI se conecta a Excel y aparece un shell vacío de una tabla dinámica en la hoja de trabajo.

Crear una tabla que se vincule a Power BI

Aquí es donde está la salsa secreta. La forma más sencilla de crear una tabla de Excel vinculada a Power BI es crear primero una tabla dinámica. Simplemente crea algo simple, como esto.

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En realidad, ni siquiera necesita los años, simplemente puede agregar cualquier medida en la sección de valores, y eso es todo.

Haga doble clic en cualquiera de los puntos de datos de la tabla dinámica. Cuando haga esto, Excel creará una tabla de Excel que le mostrará todos los registros que componen el valor en la tabla dinámica.

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Esta nueva tabla tiene una conexión subyacente al servicio Power BI. Ahora puede eliminar la hoja de la tabla dinámica; ya no es necesaria.

Escribe la consulta

Para realizar el siguiente paso, debe aprender un poco del lenguaje de consulta DAX. No voy a entrar en detalle en el lenguaje de consulta DAX en esta publicación, ya que lo cubro ampliamente en otros artículos de blog. Éste es un buen lugar para comenzar. Simplemente mostraré cómo editar el código de la tabla actual para que pueda construir la tabla que necesita.

Para editar la consulta, simplemente hice clic derecho en cualquier lugar de la tabla (# 1 a continuación), luego seleccioné Tabla (# 2 a continuación), luego Editar consulta (# 3 a continuación).

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Esto abre un cuadro de diálogo como el siguiente. La cadena de conexión en la parte superior se puede editar si es necesario, por ejemplo, si desea cambiar la conexión a un informe diferente. El texto del comando que puede ver en la parte inferior se puede eliminar y reemplazar con cualquier consulta de tabla DAX válida.

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Para demostrarlo, podría escribir una consulta DAX simple de la siguiente manera.

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Después de hacer clic en Aceptar, la consulta se ejecuta en el servicio y la tabla (Productos en este caso) se devuelve a Excel.

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Ventas totales por color del producto

A continuación, para obtener las ventas totales por color de producto, edité la consulta como se muestra a continuación.

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Y esto me dio una tabla de todos los colores de los productos y el valor total de las ventas de esos productos como se muestra a continuación. Curiosamente, el formato de número para Total Sales no fluyó a Excel como esperaba. No estoy seguro de si eso es un error o no.

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Podría haber usado SUMMARIZE en lugar de ALL para obtener solo los colores con ventas.

¿Qué sigue?

Una vez que tenga una tabla, puede usar las capacidades de impresión de Excel para convertirlo en un informe paginado (si lo desea). Por ejemplo, puede repetir los encabezados en cada página impresa, etc. Para actualizar la tabla, simplemente haga clic derecho sobre la tabla y seleccione “Actualizar”.

Aprendizaje adicional

Si desea obtener más información sobre DAX como lenguaje de consulta, puede consultar mi serie de artículos que comienza aquí Una introducción a DAX como lenguaje de consulta

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