Comment je gère ma journée avec Microsoft ToDo

C'est un article hors sujet pour moi (c'est-à-dire pas Power BI), mais encore une fois, qui ne veut pas être plus productif, non? Je suis une personne très axée sur les processus et j'aime organiser et planifier mes jours, semaines et mois afin d'être aussi productif que possible. Je n'ai pas toujours été douée pour gérer mon effort de travail, du moins jusqu'à ce que je lis le livre «Les 10 lois naturelles d'une gestion réussie de la vie et du temps"Par Hyrum Smith. Je recommande vivement ce livre (et aussi le Planificateur Franklin par Covey Corporation si vous aimez les outils de planification papier.)

Les avantages que je tire de mon approche de planification

Mon approche de la planification fonctionne parce que c'est une combinaison de processus et un outil pour soutenir le processus (presque). Les avantages que je tire de l'utilisation de ce processus comprennent:

• Rien n'échappe entre les mailles du filet.
• Je ne suis pas submergé par beaucoup de «bruit» d'une très longue liste de choses à faire. Je me concentre simplement sur ce sur quoi je dois travailler maintenant et je me donne un espace pour ne pas penser à tout le reste.
• Je planifie ma semaine pour m'assurer que les choses les plus importantes sont accomplies.
• Je planifie ma journée pour m'assurer de «juste le faire».

Les principes clés que j'utilise pour une bonne planification

Il y a quelques principes clés que j'ai appris des ressources ci-dessus que j'utilise encore dans ma planification productive personnelle, en particulier:

1. Il ne suffit pas de simplement planifier chaque jour; vous avez besoin d'un horizon de planification plus long si vous voulez faire les choses correctement.

2. Concentrez votre temps sur ce qui est important et ce qui est urgent. Les tâches urgentes et importantes sont faciles, pas urgentes, et les tâches importantes sont beaucoup plus difficiles (pour la plupart des gens).

3. Vous avez besoin d'une liste de tâches pour la journée; n'essayez pas de gérer les tâches personnelles sur une liste différente de vos tâches professionnelles.
4. Ne laissez pas votre boîte de réception contrôler votre journée (ou pire, semaine, mois, année ou vie).
5. Une fois que vous savez quoi faire, faites un plan pour la semaine prochaine. Permettez-moi d'être clair ici: planifiez pour toute la semaine, pas seulement 1 jour.
6. Une fois que vous avez un plan hebdomadaire, examinez-le quotidiennement et planifiez le travail chaque jour pour qu'il soit fait.

J'ai utilisé les outils manuels Franklin Planner pour la planification pendant de nombreuses années, puis je suis passé à une version électronique du même outil tant qu'il était disponible. Je ne pense pas que ce logiciel soit encore disponible, mais je l'ai quand même abandonné en raison d'autres problèmes auxquels j'ai été confronté.

Microsoft ToDo To The Rescue - Presque!

En fait, Microsoft ToDo a plusieurs limitations à mon avis au moment de la rédaction de cet article. Le plus notable est que vous ne pouvez pas planifier votre semaine, vous ne pouvez planifier que votre journée. Pire encore, vous ne pouvez pas planifier votre journée pour «demain», vous ne pouvez planifier votre journée qu'à partir de 00h01 le jour même. Maintenant, ne dites pas la fonctionnalité "il y a une date d'expiration" dans Microsoft ToDo, je sais. Mais une échéance et un plan de travail ne sont pas les mêmes. Je dois percevoir mes impôts à la fin du trimestre, mais je prévois de faire l'essentiel du travail dans la semaine à partir du 15^e Du mois. Les dates d'échéance et la planification des travaux sont deux choses complètement différentes.

Il existe également des limitations avec Microsoft ToDo dans la possibilité de partager des listes avec les membres de la famille (ce qui était très facile avec Wunderlist, le produit que Microsoft a acheté pour créer ToDo).

Malgré ces limitations, j'ai ajouté mes propres processus à l'outil afin de pouvoir utiliser avec succès Microsoft ToDo pour planifier mon travail et ma vie.

Voici mes listes standards

J'ai une série de listes standard mises en place et regroupées comme indiqué ci-dessous.

Dans ma copie de Microsoft ToDo, le groupe d'examen quotidien (en haut à gauche) est au-dessus du groupe d'examen hebdomadaire / mensuel (en haut à droite).

Je vais vous expliquer ce que je fais avec chaque liste ci-dessous. Ils ont tous un but dans le cadre de mon processus de planification.

Processus de planification annuel

Je ne vais pas entrer dans tout le contexte du livre que j'ai mentionné plus tôt, mais en bref, vous devriez vous fixer des objectifs pour l'année. Ceux-ci peuvent être vos objectifs de travail, mais aussi, espérons-le, certains objectifs personnels.

Créez une liste de tout ce que vous voulez faire et ajoutez-la à une liste. Je mets tous mes plans annuels dans mon:

• Liste de contrôle mensuelle personnelle
• Liste de contrôle commerciale mensuelle

En plus de cette planification annuelle structurée, je me crée de nouvelles tâches tout au long de la journée. Ceux-ci sont automatiquement ajoutés à la liste «Tâches» dans Microsoft ToDo. Je programme ces nouveaux éléments dans mes plans dans le cadre de mon processus d'examen quotidien décrit plus loin dans cet article.

Diviser mes tâches professionnelles et personnelles en deux listes m'aide à trouver plus facilement ce que je recherche.

Processus de planification mensuel

Chaque mois, le premier lundi du mois, je passe en revue chaque tâche sur ces deux listes mensuelles.

• Je décide "Je le ferai ce mois-ci" ou "Je ne le ferai pas ce mois-ci".
• Si je décide de le faire, je déplace la tâche de la liste d'examen mensuel vers ma liste d'examen hebdomadaire (personnelle ou professionnelle).
• Je le fais sans faute le premier lundi du nouveau mois.

Remarque: cela signifie que je dois faire attention aux tâches qui doivent être effectuées le 6 du mois, car certains mois, je ne réviserai pas cette liste avant le 7 du mois (la dernière date de révision possible si je le fais toujours le lundi). Vous pouvez également le faire le premier jour ouvrable du mois, si vous le souhaitez.

Tant que le processus se poursuit, rien ne fuira par les mailles du filet. Remarque: En fait, j'ai aussi une liste "Peut-être un jour". Parfois, une tâche perd la priorité quand je sais que je ne vais pas la faire bientôt. Je le supprime immédiatement ou le déplace parfois dans ma liste "Peut-être un jour" (que je vérifie de manière irrégulière).

Processus d'examen hebdomadaire

Partie 1: Sur quoi vais-je me concentrer cette semaine?

J'ai 2 listes de contrôle hebdomadaires

• Liste de contrôle personnelle hebdomadaire
• Liste de contrôle hebdomadaire des affaires

Chaque semaine, le lundi, je passe en revue chacune des tâches de ces deux listes.

• Je décide "Je le ferai cette semaine" ou "Je ne le ferai pas cette semaine".
• Si je décide de le faire, je déplace la tâche de la liste de contrôle hebdomadaire à ma liste de contrôle quotidienne (personnelle ou professionnelle).
• Je le fais sans faute tous les lundis matin.
• Parfois, je décide de «rétrograder» une tâche de ma liste de contrôle hebdomadaire à ma liste de contrôle mensuelle. Habituellement, ce sont des choses que je pensais faire à un moment donné, mais maintenant cela ne semble pas si important. Passer de la revue hebdomadaire à la revue mensuelle me libère la tête et me donne la permission de «ne plus jamais y penser» jusqu'au début du mois prochain.

Encore une fois, tant que vous suivez le processus, rien ne passera entre les mailles du filet.

Partie 2: Planifiez ma semaine

La deuxième partie du processus de planification hebdomadaire consiste à planifier ma semaine en cours. Je fais ce qui suit:

Tout voir sur les 2 listes quotidiennes

• Revue quotidienne des affaires
• Revue personnelle quotidienne

Je décide si je vais faire (ou essayer de faire) chaque élément cette semaine.

• Si oui, je peux sélectionner un jour où je veux travailler sur cet élément; Je le déplace simplement vers la liste des jours correspondante (lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi). Ou je peux le laisser sur la liste de contrôle quotidienne.
• Sinon, je le remets à la liste de contrôle hebdomadaire, de cette façon je n'ai plus à m'en soucier jusqu'à lundi prochain, me donnant à nouveau la permission de ne plus avoir à y penser jusqu'à la semaine prochaine.

Une fois ce processus terminé, toute la section "Revue quotidienne" ne contient que les choses que je veux faire cette semaine. Je n'ai pas à m'inquiéter de ce que je dois faire la semaine prochaine ou le mois prochain; au lieu de cela, je peux me vider l'esprit de m'inquiéter de ces choses et me concentrer plutôt sur cette semaine. Tant que vous suivez le processus d'examen hebdomadaire et mensuel, rien n'échappera.

Processus d'examen quotidien

En fait, je garde une liste de mon processus d'examen quotidien en haut de ma liste d'examen quotidien (comme indiqué ci-dessous).

Le processus d'examen quotidien est le suivant.

Course quotidienne - faites-le!

Tout au long de la journée, j'aurai généralement des réunions réservées sur mon calendrier, des appels téléphoniques ad hoc, de nouveaux e-mails (urgents ou non), etc. Je passe tout mon temps à travailler sur la liste «Ma journée» dans To-do en premier lieu. J'essaie de retourner dans ma boîte de réception plusieurs fois au cours de la journée pour capturer tout ce qui nécessite mon attention. Si je peux répondre en 1 à 2 minutes, je peux le faire tout de suite. Si c'est plus long, j'en fais une tâche, je la supprime de ma boîte de réception et je la planifie avec mon autre travail.

Si vous êtes facilement distrait, vous pouvez fermer votre e-mail et définir une alarme / rendez-vous sur votre téléphone pour vous enregistrer plus tard dans la journée.

Mon processus de planification fonctionne

Et c'est tout, ça marche. Essayez-le et voyez comment ça se passe. Faites-moi savoir si cela vous aide à être plus productif et / ou si vous avez des conseils sur la façon dont je peux améliorer mon processus.