Cómo hacer un Plan de Trabajo sencillo paso a paso [Ejemplos]

No sé si te sonará el término plan de trabajo, pero si dispones de cualquier tipo de negocio, te dedicas a las ventas o formas parte del ámbito académico, sabrás que la organización es clave.

Aquí donde entra en juego este término, debido a que un plan de trabajo es el esquema que nos va a permitir determinar las tareas y delinear quién debe de hacerlo y cuándo.

Da lo mismo el tamaño de tu compañía y lo que factures, debes de tener un programa de trabajo para poder medir de forma eficaz las acciones hechas.

Y este es mi objetivo con este post, demostrarte cómo hacer un plan de trabajo sencillo, que te ayude independientemente de si te dedicas al ámbito académico o a los negocios.

¿Qué es un plan de trabajo y para qué sirve?

Antes de ponerme a contarte cómo hacer un plan de trabajo, he visto conveniente aclarar primero este concepto.

Y es que si tuviera que dar un término de plan de trabajo sería la próxima:

Un programa de trabajo es un esquema que sirve como hoja de ruta para tener en un único lugar todas las metas, procesos y tareas que debe de realizar una persona o equipo de personas para alcanzar unos objetivos determinados.

Hay diferentes tipos y ejemplos de plan de trabajo, pero regularmente suelen aplicarse al ámbito empresarial, a las ventas y los estudios.

Y sirve principalmente saber en todo momento las tareas que se han de realizar, cuándo y quién ha de llevarla a cabo.

Objetivos, características y estructura de un plan de trabajo

El principal objetivo de un plan de trabajo es dividir un procedimiento complejo o de gran envergadura con la finalidad de dividirlo en pequeñas tareas asignándole un plazo de tiempo.

La idea es sencilla.

Si dividimos todas las tareas que tenemos que llevar a cabo y les asignamos un período de tiempo lograremos determinar de forma más ordenadas cuánto vamos a tardar en obtener alcanzar nuestro objetivo.

Por concretar un poco más, las principales características de un plan de trabajo podríamos decir que son:

• QUÉ tareas hay que repartir: ACCIONES
• CUÁNDO hay que entregar las tareas: TIEMPO
• CÓMO vamos a obtener los objetivos: ESTRATEGIA
• DÓNDE se van a realizar las acciones: CANALES
• QUÍEN lo va a hacer: RESPONSABILIDADES
• CUÁNTOS recursos van a ser necesarios: HUMANOS, TÉCNOLÓGICOS.
• QUÉ se espera obtener (objetivos).
• CÓMO sabremos si hemos cumplido los objetivos: KPI

Podríamos decir que esta es principalmente la estructura de un plan de trabajo y como anotación, además aclararte que regularmente suelen tener un margen temporal de un año.

Tipos y formatos de un plan de trabajo

Hay diferentes tipos y formatos de un plan de trabajo, pero los más habituales generalmente son cuatro:

• Plan de trabajo de ventas.
• Plan de trabajo de un proyecto personal.
• Plan de trabajo de una compañía.
• Plan de trabajo educativo.

Vamos a ver un poco en qué consiste cada uno de estos formatos:

Plan de trabajo de ventas

Es muy frecuente que el equipo de ventas de una compañía tenga un plan de trabajo para cada uno de los comerciales.

Aquí la coordinación es importante.

Piensa que cada comercial tiene unos objetivos de ventas concretos y unas áreas determinadas que debe visitar.

Gracias al plan, no sólo podemos saber cuáles son las tareas que tiene cada vendedor si no que además nos va a permitir medir la eficacia de la fuerza de ventas.

Plan de trabajo de una compañía

Cuanto mayor sea la compañía, más serán los departamentos que están involucrados en la consecución de los objetivos.

Por lo que hacer un plan de trabajo para una compañía es importante para que cada departamento sepa en todo momento qué debe de hacer, cuáles son sus responsabilidades, sus plazos de entrega y ante quién debe de rendir cuentas.

Plan de trabajo de un proyecto personal

Cada vez son más las personas que deciden emprender por su cuenta y montarse su propia dinero para tratar de ganar dinero por internet.

El problema es que habitualmente se piensan que es más sencillo de lo que parece y que necesita de menos esfuerzo que con un negocio físico.

Déjame decirte que estos es totalmente falso, en la mayoría de ocasiones comercializar por internet es inclusive más difícil que de forma física debido a que debemos de trabajar mucho más la confianza.

Por lo que la organización y la estrategia pasan a ser puntos imprescindibles para cualquier emprendedor y hace falta que sepa en todo momento qué tiene qué hacer y para cuándo.

Plan de trabajo educativo

A nivel académico hacer un programa de trabajo tanto para los profesores como los estudiantes es algo esencial para el buen funcionamiento del curso.

En nuestro caso, los elaboramos de forma semanal, mensual y trimestral, pero para llevar un orden más exhaustivo del cumplimiento de todas las tareas.

Cómo hacer un plan de trabajo paso a paso

Y ahora sí, vamos a meternos ya de lleno y vamos a ver cómo hacer un plan de trabajo paso a paso y todos las fases que debes de prestar atención.

Si lo recuerdas, acabamos de ver todos los items del plan de trabajo, lo que vamos a hacer ahora es meternos en cada uno de esos puntos y verlos en mayor detalle para que no te quede ninguna duda.

1. ¿Cuál es el objetivo de tu plan de trabajo?

Todo en la vida, y no solo en marketing debe partir de un objetivo.

¿Qué anhelamos obtener?

Si no tenemos claro dónde anhelamos llegar será imposible establecer qué pasos hay que dar para conseguirlo y por ende no lo vas a poder medir si lo has alcanzado.

Y créeme, todo lo que no se mide, no se puede mejorar.

Tú primer paso a la hora de elaborar un proyecto de trabajo es tener claro qué pretendes obtener.

Eso sí, recuerda que regularmente los diferentes ejemplos de plan de trabajo generalmente son trimestrales o anuales.

2. ¿De qué trata el programa de trabajo?

Regularmente, cuando hacemos cualquier tipo de reporte, ya sea un resumen ejecutivo o un plan de negocio, etc. hay que hacer una introducción donde se exprese en de forma sencilla en qué consiste el plan de trabajo.

Piensa que tu programa debe de ser entendible por cualquier persona que forma parte de la organización, por lo que debes de redactar unos antecedentes que los sitúen en el contexto.

Algunos consejos para redactar la introducción:

Las cosas claras y breves valen por dos.

Debes de dejar claro cuál es tu objetivo con este plan y expresar las razones por las que lo has creado.

¿Qué quieres resolver?

Al mismo tiempo de indicar las razones por los que hayas decidido crear el programa además has de destacar cuáles son los principales inconvenientes a los que quieres dar solución.

¿Qué se consiguió anteriormente?

No está de mal que además hagas una mención a las quejas, comentarios, reclamaciones y datos estadísticos de anteriores programas de trabajo e indiques qué se pretende mejorar.

3. ¿Cuáles son tus metas y objetivos?

Las metas y los objetivos deben de ser la brújula que guíen tu plan y deben de reflejar qué esperas obtener con él.

Eso sí, lo primero de todo es que tengas claro cuáles son las principales diferencias entre metas y objetivos.

Las metas suelen establecerse en un sentido más amplio. Es decir, aquello que queremos obtener en un futuro.

Por ejemplo, una meta podría ser: «obtener superar a la competencia en cifra de ventas»

Ese es el estado deseado donde anhelamos estar.

Mientras que los objetivos, tratan de dividir esa meta principal en partes que nos van a permitir alcanzar y medir si hemos conseguido esa meta.

Ahora bien, los objetivos han de seguir una estructura SMART, por lo tanto vamos a ver en qué consiste eso por si aún no lo sabes.

Los objetivos SMART disponen que cumplir la próxima estructura:

Alcanzables: Debemos de fijarnos unos objetivos que podamos alcanzar es por esto que es imprescindible siempre establecer cuáles es la acción deseada a obtener.

Por ejemplo, puede ser: incrementar X, disminuir o reducir X, etc.

Medibles: Para entender si hemos alcanzando los objetivos debemos de tener un indicador que nos permita medir su consecución el grado de desviación.

Por ejemplo, incrementar un 20% X.

Ahí estamos fijando nuestro indicador

Específicos: Además debemos de concretar qué es lo anhelamos obtener.

Sigamos con el mismo ejemplo: incrementar un 20% las ventas del producto A.

Realistas: De nada sirve fijarnos un objetivo que no vamos a poder alcanzar por ser demasiado exagerado.

Por lo que debes de plantearte aquello es importante que sepas que es ambicioso pero que vas a poder obtener.

Tiempo: En conclusión además debes de determinar un período de tiempo para su consecución.

Por terminar el ejemplo sería de la próxima forma: Incrementar un 20% las ventas del producto A en el área de la Comunidad Valenciana en los próximos 6 meses.

Y de esta dinámica tendríamos establecida nuestra estructura de objetivos SMART.

Para que tengas más claros estos dos conceptos aquí te dejo un artículo donde te enseño diferentes ejemplos de metas y objetivos de una compañía.

4. ¿De qué recursos tienes a tu disposición?

Este punto es más importante de lo que te piensas.

Para que te hagas una idea, en mi sector habitualmente nos ponemos a pensar muchos tipos de estrategias de marketing pero llegado el momento de comenzar su planificación nos damos cuenta de que no tenemos los recursos suficientes para su ejecución.

Aquí deberemos de prestar atención cuál es el formato de plan de trabajo del que estamos hablando.

Ámbito laboral:

Tenemos que prestar atención recursos físicos como por ejemplo la maquinaria o las instalaciones de las que vamos a poder poseer.

Pero además recursos financieros, es decir, cuánto vamos a poder invertir.

Y para terminar recursos a nivel de personal, para entender con cuántas personas vamos a poder contar.

Ámbito académico:

Mientras que en el área académica, el tipo de recursos son iguales pero has de saber adaptarlo, es decir, de cuántos profesores podemos contar y para cuántos alumnos.

Cuanto material vamos a tener a nuestra disposición: PC´s, tablets, libros, etc.

5. ¿Quiénes van a ser las partes responsables?

Una de las partes de un plan de trabajo a la que además has de prestarle suficiente atención es al reparto de las tareas.

Determinar y delinear correctamente quiénes van a ser las personas responsables de llevar a cabo cada una de las tareas puede marcar el éxito o el fracaso de cualquier proyecto.

Por lo que debes de dejar bien claro quiénes o quién o va a ser el responsable de realizar cada tarea .

6. ¿Cuál va a ser tu estrategia para obtener los objetivos?

Ahora llegamos al punto más crítico del plan de trabajo, la definición de la estrategia que nos va a permitir alcanzar nuestros objetivos y meta.

Recuerda que a la hora de determinar tu estrategia has de ser consciente de los recursos de los que tienes a tu disposición y del plazo de ejecución.

Una estrategia poco realista y que no tenga en cuenta estos dos items va a ser muy complicado que tenga éxito.

Recomendaciones a la hora de determinar la estrategia de tu programa de trabajo:

Enumera todas las acciones que se deben de llevar a cabo:

• Segmenta las acciones si se deben de realizar de forma diaria, semanal o mensual.
• Segmenta las acciones que debe de realizar cada una de las persona responsables.

Define un horario realista:

• Asígnales un tiempo de ejecución a cada una de las tareas.
• Mide si se han llevado a cabo en el tiempo esperado o si hay deficiencias.

En conclusión, además te sugiero que dejes un margen de tiempo para situaciones inesperadas.

Aún cuando te haya tocado hacer un plan de trabajo sencillo es muy muy difícil que se cumplan todas las acciones en el plazo de tiempo estipulado.

Siempre suelen salir imprevistos o complicaciones que deben de tenerse en cuenta en el tiempo.

7. ¿Posibles estorbos? ¿Tienes un plan de contingencia?

Este punto está de forma directa relacionado con lo último que hemos comentado.

Siempre van a poder existir estorbos a la hora de le ejecución.

Lo que te sugiero es que tengas en cuenta los ejemplos de planes de trabajo hechos en períodos de tiempo anteriores y analices cuáles han sido los problemas a los que te tuviste que enfrentar.

De esta dinámica vas a poder determinar una serie de acciones que puedan mitigar las posibles incidencias y determinar un plan de contingencia que te permita alcanzar tus objetivos.

8. ¿Se han alcanzado los objetivos? 

Un buen plan de trabajo además tiene que prestar atención si se han llegado a alcanzar los objetivos deseados.

Lo bueno de establecer bien todas las acciones que se han de realizar y de asignar las personas responsables y el período de tiempo determinado es que nos va a permitir analizar aquellos items en los que no hemos cumplido con lo previsto.

Analizando estos datos y recogiendo el feedback de todas las acciones lo que tenemos que hacer es tenerlo en cuenta para a la hora de crear futuros planes de trabajo tomar las medidas oportunas.

Pero si no lo medimos, será imposible saber verdaderamente si todo ha funcionado según lo previsto, es por esto que es tan importante establecer la estructura de objetivos SMART anteriormente mencionada.

Ejemplo de un plan de trabajo

Para que te puedas hacer una idea más real de cómo es un plan de trabajo he querido enseñarte una plantilla que creo que te ayudará un poco más a visualizarlo.

Al final es coger todos los puntos que hemos ido mencionando a lo largo del post y unirlos en una hoja de ruta que permita su implementación y medición.

Eso sí, esto es un ejemplo de plan de trabajo que yo te planteo, pero no tienes por qué seguirlo a raja tabla.

Al final debes de adaptarlo a tu propio proyecto, ya sea a nivel de ventas, empresarial, o a nivel académico.

Pero sea cual sea tu tipo de proyecto, recuerda siempre y cuando debes de partir de un objetivo y asignarle un plazo de ejecución, una serie de acciones y las respectivas responsabilidades.

Consejos a la hora de elaborar un plan de trabajo

En conclusión, me agradaría darte una serie de consejos a la hora de elaborar tu programa de trabajo.

Aún cuando muchos de ellos ya te los he ido mencionando a lo largo del post, he visto oportuno recogerlos en un único punto para que los tengas mejor identificados.

1. Define SIEMPRE unos objetivos SMART para que puedas medir los resultados.
2. Analiza en profundidad de los recursos de los que vas a poseer.
3. Delimita muy bien las responsabilidades y tareas de cada una de las personas.
4. Define un margen de desvió de tiempo por si surgen imprevistos.
5. Fija un plan de contingencia por si no se están cumpliendo los objetivos.
6. Mide todas las acciones que se han llevado a cabo y su desviación.