Wie ich meinen Tag mit Microsoft ToDo verwalte

Dies ist ein Off-Topic-Beitrag für mich (d. H. Nicht Power BI), aber wer möchte nicht produktiver sein, oder? Ich bin eine sehr prozessgetriebene Person und ich organisiere und plane gerne meine Tage, Wochen und Monate, damit ich so produktiv wie möglich sein kann. Ich war nicht immer gut darin, meine Arbeit zu verwalten, zumindest bis ich das Buch gelesen habe «Die 10 Naturgesetze eines erfolgreichen Lebens- und Zeitmanagements"Von Hyrum Smith. Ich kann dieses Buch nur empfehlen (und auch das Franklin Planer von Covey Corporation, wenn Sie Papierplanungstools mögen.)

Die Vorteile, die ich aus meinem Planungsansatz erhalte

Mein Planungsansatz funktioniert, weil er eine Kombination aus Prozess und Werkzeug ist, um den Prozess (fast) zu unterstützen. Zu den Vorteilen, die ich durch diesen Prozess erhalte, gehören:

• Nichts entweicht durch die Risse.
• Ich bin nicht überwältigt von viel "Lärm" von einer sehr langen To-Do-Liste. Ich konzentriere mich nur auf das, woran ich jetzt arbeiten muss, und gebe mir Raum, nicht an alles andere zu denken.
• Ich plane meine Woche, um sicherzustellen, dass ich die wichtigsten Dinge erledige.
• Ich plane meinen Tag, um sicherzustellen, dass ich es einfach mache.

Die Grundprinzipien, die ich für eine gute Planung verwende

Es gibt einige Schlüsselprinzipien, die ich aus den oben genannten Ressourcen gelernt habe, die ich noch in meiner persönlichen produktiven Planung verwende, insbesondere:

1. Es reicht nicht aus, jeden Tag einfach zu planen. Sie benötigen einen längeren Planungshorizont, um die Dinge richtig zu machen.

2. Konzentrieren Sie Ihre Zeit auf das, was wichtig und was dringend ist. Dringende und wichtige Aufgaben sind einfach, nicht dringend, und wichtige Aufgaben sind (für die meisten Menschen) viel schwieriger.

3. Sie benötigen 1 Aufgabenliste für den Tag. Versuchen Sie nicht, persönliche Aufgaben auf einer anderen Liste als Ihre Arbeitsaufgaben zu verwalten.
4. Lassen Sie nicht zu, dass Ihr E-Mail-Posteingang Ihren Tag (oder schlimmer noch Woche, Monat, Jahr oder Leben) kontrolliert.
5. Wenn Sie wissen, was zu tun ist, machen Sie einen Plan für die nächste Woche. Lassen Sie mich hier klar sein: Planen Sie für die ganze Woche, nicht nur für einen Tag.
6. Wenn Sie einen Wochenplan haben, überprüfen Sie ihn täglich und planen Sie die Arbeit jeden Tag, um sie zu erledigen.

Ich habe viele Jahre lang Franklin Planner-Handwerkzeuge für die Planung verwendet und dann auf eine elektronische Version desselben Werkzeugs umgestellt, solange es verfügbar war. Ich glaube nicht, dass diese Software noch verfügbar ist, aber ich habe sie trotzdem aufgrund einiger anderer Probleme aufgegeben, mit denen ich konfrontiert war.

Microsoft ToDo To The Rescue - Fast!

Tatsächlich hat Microsoft ToDo meiner Meinung nach zum Zeitpunkt des Schreibens dieses Artikels einige Einschränkungen. Das Bemerkenswerteste ist, dass Sie Ihre Woche nicht planen können, sondern nur Ihren Tag. Was noch schlimmer ist, Sie können Ihren Tag nicht für „morgen“ planen, Sie können Ihren Tag nur ab 00:01 Uhr am Tag planen. Sagen Sie jetzt nicht die Funktion "Es gibt ein Ablaufdatum" in Microsoft ToDo, ich weiß. Aber eine Frist und ein Arbeitsplan sind nicht dasselbe. Ich muss meine Steuern am Ende des Quartals erhalten, aber ich plane, den größten Teil der Arbeit in der Woche ab dem 15. zu erledigen^th Des Monats. Fälligkeitstermine und Auftragsplanung sind zwei völlig verschiedene Dinge.

Bei Microsoft ToDo gibt es auch Einschränkungen bei der Freigabe von Listen für Familienmitglieder (was mit Wunderlist, dem Produkt, das Microsoft zum Erstellen von ToDo gekauft hat, sehr einfach war).

Trotz dieser Einschränkungen habe ich dem Tool meine eigenen Prozesse hinzugefügt, damit ich Microsoft ToDo erfolgreich zur Planung meiner Arbeit und meines Lebens verwenden kann.

Hier sind meine Standardlisten

Ich habe eine Reihe von Standardlisten eingerichtet und gruppiert, wie unten gezeigt.

In meiner Kopie von Microsoft ToDo befindet sich die tägliche Überprüfungsgruppe (oben links) über der wöchentlichen / monatlichen Überprüfungsgruppe (oben rechts).

Ich werde erklären, was ich mit jeder Liste unten mache. Sie alle haben einen Zweck als Teil meines Planungsprozesses.

Jährlicher Planungsprozess

Ich werde nicht auf den gesamten Hintergrund des zuvor erwähnten Buches eingehen, aber kurz gesagt, Sie sollten sich einige Ziele für das Jahr setzen. Dies können Ihre Arbeitsziele sein, aber hoffentlich auch einige persönliche Ziele.

Erstellen Sie eine Liste mit allen gewünschten Aktionen und fügen Sie sie einer Liste hinzu. Ich habe alle meine Jahrespläne in meine:

• Persönliche monatliche Checkliste
• Monatliche Business-Checkliste

Neben dieser strukturierten Jahresplanung erstelle ich mir im Laufe des Tages neue Aufgaben. Diese werden automatisch zur Liste "Aufgaben" in Microsoft ToDo hinzugefügt. Ich plane diese neuen Elemente in meine Pläne als Teil meines täglichen Überprüfungsprozesses ein, der später in diesem Artikel behandelt wird.

Durch die Aufteilung meiner geschäftlichen und persönlichen Aufgaben in zwei Listen kann ich leichter finden, wonach ich suche.

Monatlicher Planungsprozess

Jeden Monat am ersten Montag des Monats überprüfe ich jede Aufgabe auf diesen beiden Monatslisten.

• Ich entscheide "Ich werde es diesen Monat tun" oder "Ich werde es diesen Monat nicht tun".
• Wenn ich mich dazu entscheide, verschiebe ich die Aufgabe von der monatlichen Überprüfungsliste in meine wöchentliche Überprüfungsliste (entweder persönlich oder geschäftlich).
• Ich mache das unbedingt am ersten Montag des neuen Monats.

Hinweis: Dies bedeutet, dass ich bei Aufgaben, die am 6. des Monats fällig sind, vorsichtig sein muss, da ich diese Liste in einigen Monaten erst am 7. des Monats überprüfen werde (das spätestmögliche Überprüfungsdatum, wenn ich es immer mache Montags). Sie können dies auch am ersten Werktag des Monats tun, wenn Sie dies wünschen.

Solange der Prozess fortgesetzt wird, tritt nichts durch die Risse aus. Hinweis: Tatsächlich habe ich auch eine Liste "Vielleicht eines Tages". Manchmal verliert eine Aufgabe an Priorität, wenn ich weiß, dass ich sie nicht bald erledigen werde. Ich lösche es sofort oder verschiebe es manchmal in meine Liste "Vielleicht irgendwann" (die ich unregelmäßig überprüfe).

Wöchentlicher Überprüfungsprozess

Teil 1: Worauf werde ich mich diese Woche konzentrieren?

Ich habe 2 wöchentliche Checklisten

• Wöchentliche persönliche Checkliste
• Wöchentliche Business-Checkliste

Jede Woche am Montag überprüfe ich jede der Aufgaben auf diesen beiden Listen.

• Ich entscheide mich für "Ich mache es diese Woche" oder "Ich mache es diese Woche nicht".
• Wenn ich mich dazu entscheide, verschiebe ich die Aufgabe von der wöchentlichen Checkliste in meine tägliche Checkliste (entweder persönlich oder geschäftlich).
• Ich mache das unbedingt jeden Montagmorgen.
• Manchmal entscheide ich mich, eine Aufgabe von meiner wöchentlichen Checkliste auf meine monatliche Checkliste herunterzustufen. Normalerweise sind dies Dinge, von denen ich dachte, ich würde sie irgendwann tun, aber jetzt scheint es nicht mehr so wichtig zu sein. Der Übergang von der wöchentlichen zur monatlichen Überprüfung macht meinen Kopf frei und gibt mir die Erlaubnis, bis Anfang nächsten Monats "nie wieder darüber nachzudenken".

Auch hier wird nichts durch die Risse rutschen, solange Sie dem Prozess folgen.

Teil 2: Planen Sie meine Woche

Der zweite Teil des wöchentlichen Planungsprozesses ist die Planung meiner aktuellen Woche. Ich mache folgendes:

Sehen Sie alles auf den 2 Tageslisten

• Täglicher Geschäftsbericht
• Tägliche persönliche Überprüfung

Ich entscheide, ob ich diese Woche jeden Artikel machen werde (oder versuche).

• Wenn ja, kann ich einen Tag auswählen, an dem ich an diesem Element arbeiten möchte. Ich verschiebe es einfach in die entsprechende Tagesliste (Mo, Di, Mi, Do, Fr). Oder ich kann es auf der täglichen Checkliste belassen.
• Wenn nicht, verschiebe ich es zurück in die wöchentliche Checkliste. Auf diese Weise muss ich mich erst am nächsten Montag wieder darum kümmern und gebe mir erneut die Erlaubnis, erst nächste Woche erneut darüber nachdenken zu müssen.

Nachdem dieser Vorgang abgeschlossen ist, enthält der gesamte Abschnitt "Tägliche Überprüfung" nur die Dinge, die ich diese Woche tun möchte. Ich muss mir keine Sorgen machen, was ich nächste Woche oder nächsten Monat tun muss. Stattdessen kann ich mich frei machen, mich um diese Dinge zu kümmern, und mich stattdessen auf diese Woche konzentrieren. Solange Sie den wöchentlichen und monatlichen Überprüfungsprozess verfolgen, wird nichts entkommen.

Täglicher Überprüfungsprozess

Tatsächlich behalte ich eine Liste meines täglichen Überprüfungsprozesses oben auf meiner täglichen Überprüfungsliste (wie unten gezeigt).

Der tägliche Überprüfungsprozess ist wie folgt.

Täglicher Lauf - mach es!

Im Laufe des Tages habe ich normalerweise Besprechungen in meinem Kalender gebucht, Ad-hoc-Telefonanrufe, neue E-Mails (dringend oder nicht) usw. Ich verbringe meine ganze Zeit damit, an der Liste „Mein Tag“ in Aufgaben zu arbeiten. Ich versuche mehrmals im Laufe des Tages, in meinen Posteingang zurückzukehren, um alles zu erfassen, was meine Aufmerksamkeit erfordert. Wenn ich in 1-2 Minuten antworten kann, kann ich es sofort tun. Wenn es länger dauert, mache ich es zu einer Aufgabe, lösche es aus meinem Posteingang und plane es mit meinem anderen Job.

Wenn Sie leicht abgelenkt werden, können Sie Ihre E-Mail schließen und einen Alarm / Termin auf Ihrem Telefon festlegen, um später am Tag einzuchecken.

Mein Planungsprozess funktioniert einfach

Und das war's, es funktioniert einfach. Probieren Sie es aus und sehen Sie, wie es geht. Lassen Sie mich wissen, ob es Ihnen hilft, produktiver zu sein, und / oder ob Sie Ratschläge haben, wie ich meinen Prozess verbessern kann.